KYOCERA Document Solutions
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Para conseguir aumentar la productividad y, por lo tanto, en última instancia, la competitividad frente a la competencia, una empresa debe maximizar beneficios y minimizar costos, poniendo especial atención en la eficiencia de los procesos.
En este sentido, en los procesos de impresión una estrategia de ahorro fácilmente aplicable es el uso de tinta en blanco y negro frente al color. Sin embargo, en función del propósito de la impresión, esta decisión puede estar bien tomada o caer en un error.
En el caso de la impresión en blanco y negro, el primer ahorro es de tinta, pues los cartuchos o tóner de tinta negra son mucho más baratos que los cartuchos o tóner de color. Pero, además, las copias en blanco y negro pueden ahorrar energía y otros recursos en los procesos de impresión.
Entre las prácticas más populares para ahorrar energía al imprimir, se incluye la buena costumbre de apagar las impresoras cuando no están en uso, especialmente si se van a producir periodos de inactividad prolongados.
También tienes la opción de configurar modos de ahorro de energía para que la máquina entre en modo de suspensión o apagado automático después de un período de inactividad, así como imprimir en lotes y en ambas caras del papel.
Pero, además de todo esto, cabe preguntarse: ¿es mejor imprimir en blanco y negro o el papel? Todos sabemos que la tinta negra es más barata, por lo que imprimir en blanco y negro es, en principio, mucho más económico. Pero ¿cuáles son las ventajas de imprimir en color? ¿Consume más energía la impresora si imprime en color o en blanco y negro?
Imprimir en color o blanco y negro puede tener diferencias significativas en términos de costo, calidad y efectividad comunicativa. La impresión en color supone un mayor costo debido a la inversión en cartuchos de tinta o tóner a color, mientras que la impresión en blanco y negro es generalmente más económica, pues solo utiliza tinta negra o tóner.
Sin embargo, la impresión en color permite imprimir gráficos e imágenes en una amplia gama de colores, lo que puede ser beneficioso para materiales de marketing, presentaciones visuales u otros materiales en los que el color es un elemento central.
Por su parte, la impresión en blanco y negro es ideal para documentos de texto, documentos de trabajo, donde lo importante es el texto y no la imagen. La impresión en color, por supuesto, suele ser más llamativa y atractiva, algo muy útil para captar la atención del espectador y transmitir información de manera más efectiva.
No obstante, la impresión en blanco y negro es más efectiva en documentos profesionales, internos o borradores que solo precisan claridad del texto. Con esta opción se puede ahorrar mucho dinero en tinta.
Por todas estas diferencias, lo más lógico es analizar las necesidades de impresión antes de decidir si hacerlo en blanco y negro o en color. En cualquier caso, los aspectos más relevantes a considerar son:
Una de las primeras cosas que debes tener en cuenta para elegir una impresión en blanco y negro o en color es el tipo de documento que vas a imprimir. No es lo mismo realizar una copia de un informe textual que un reporte repleto de fotografías, gráficos y otras creatividades.
En una fotografía, el color suele ser un elemento fundamental que aporta numerosa información, mientras que, en el texto, el color suele tener menor presencia. Así, este tipo de características te ayudarán a tomar una decisión y tener claro si imprimir en blanco y negro o en color.
No tiene sentido imprimir un gráfico en blanco y negro, pues se pierde la información y, en vez de ahorrar energía y tinta, lo que harás será duplicar el gasto en ambos casos, pues seguramente tengas que repetir la impresión de nuevo.
Por eso, lo más recomendable es considerar el tipo de documento que vas a imprimir y, en función de sus características, imprimirlo en blanco y negro o en color.
Otro factor que debes tener en cuenta para decidir si imprimir en blanco y negro o en color es el número de copias que vas a realizar. En caso de que sean un elevado número de impresiones, es posible que la balanza se incline hacia la impresión en blanco y negro, dado el costo de la tinta.
Siempre será más económico imprimir documentación en blanco y negro, de manera que si tienes que hacer un gran número de copias, es probable que el color no merezca la pena. En este sentido, se puede ajustar la configuración para mantener siempre por defecto las copias en blanco y negro, que eliminan el gasto de tinta cian, magenta y amarilla.
Por último, es fundamental considerar el entorno de impresión y el objetivo de los documentos. No es lo mismo imprimir un documento en un despacho de abogados que en una agencia de publicidad, dado que en este último caso el color cobra un mayor protagonismo.
Tampoco es lo mismo imprimir un documento para leer, para mostrarlo en una reunión o para firmar y archivar. Cada uno de ellos requiere una calidad y en cada caso, será más recomendable el color o el blanco y negro.
Así, para ahorrar energía, el blanco y negro es una excelente opción para un borrador, mientras que el color es la opción correcta para un documento oficial que será firmado, sellado y archivado.
Del mismo modo, un cartel publicitario para mostrar en una reunión requiere una impresión en color, mientras que diez copias de un informe para repartir en esa misma reunión se pueden realizar en blanco y negro.
La energía que consume la impresora depende de las características del documento. Cuanto mayor sean los caracteres, imágenes y trazos en una hoja, mayor será la energía utilizada por la máquina.
De igual forma, la energía que consume una impresión en color suele ser, habitualmente, mayor a la impresión en blanco y negro por el cambio de cabezales necesario y mayor variedad de colores que plasmar.
En cualquier caso, otra de las medidas para ahorrar en el consumo de energía en los procesos de impresión es llevar a cabo la impresión por lotes. Es decir, agrupar los trabajos de impresión para hacerlos todos juntos y hacerlos todos en blanco y negro o todos en color, agrupando la impresión por sus características.
De esta forma, conseguirás que la máquina realice menor esfuerzo en el cambio de programa, modo, cabezales y en todo el proceso de trabajo.
Aunque parezca un detalle trivial, elegir fuentes de letra eficientes para tus documentos, también permite ahorrar tinta. Con fuentes eficientes nos referimos a aquellas fuentes con trazos más delgados y simples frente a otras con ornamentos, más gruesas y decorativas.
La impresión en blanco y negro es más económica debido al menor costo de los cartuchos de tinta negra que los de color. Por ello, si tu documento está compuesto por texto en su mayoría y contiene pocas imágenes en las que el color no es esencial, imprimir en blanco y negro será una opción más asequible.
De hecho, configurar la impresora para que imprima los documentos en blanco y negro por defecto supondrá un importante ahorro anual para tu empresa o para tu bolsillo.
La impresión en blanco y negro se realiza de manera más rápida. La máquina gasta menos energía y, en términos generales, la lectura es más cómoda para la vista.
El impacto medioambiental de la impresión en color es mayor que el de la impresión en blanco y negro. En este segundo caso, una impresión más rápida y fácil para la máquina supone menor gasto de recursos, tanto energía como tinta, y por lo tanto, se trata de un modo de impresión más sostenible.
Aunque imprimir en blanco y negro es, en muchas ocasiones, lo más recomendable para ahorrar energía y reducir costos, la realidad es que otras veces la impresión en color es la mejor opción.
La vista humana distingue un gran número de colores y tonalidades, de manera que cualquier documento a color será más impactante para el receptor y le transmitirá más información. Por eso, para ciertos objetivos es más recomendable el uso de la impresión a color.
Por poner un ejemplo, si vas a realizar la venta de un producto a un cliente y le quieres mostrar sus características, una impresión en color enseñando el producto de la manera más realista es, sin duda, la mejor opción.
Lo mismo ocurre en el caso de gráficos, tablas y otro tipo de estadísticas. En estos casos, el color ayuda a entender los datos con mayor facilidad y supone, por lo tanto, un apoyo fundamental.
Además, los documentos en color ayudan a una comprensión rápida de los temas expuestos. En algunos casos, con un golpe de vista al documento es suficiente gracias al color.
El color es un transmisor de información y de sensaciones. Por ello, en muchas ocasiones imprimir en color es más recomendable que hacerlo en blanco y negro, pues sin el color el documento con imágenes y texto no transmite la misma información, sino que se queda en lo mínimo.
En Kyocera tenemos las mejores impresoras a color o en blanco y negro para que puedas elegir el modelo que mejor se adapte a tus necesidades. No olvides tampoco echar un vistazo a nuestras soluciones documentales y escoger el más adecuado para tu empresa.
