KYOCERA Document Solutions
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La firma digital es un elemento muy útil para agilizar determinados trámites. Los contratos de cualquier tipo (laborales, para rentar un departamento, etc.), ya pueden firmarse y enviarse de manera online, evitando ciertas reuniones presenciales que en realidad solo nos hacen perder tiempo.
Sin embargo, al tratarse de algo tan nuevo, mucha gente los desconoce. Incluso, es probable que algunos desconfíen de los documentos digitales por miedo a que sean menos seguros que los físicos. Para despejar todas tus dudas, vamos a explicarte desde Kyocera qué es una firma digital y cómo se crea para documentos.
Una firma normal es un signo o conjunto de signos únicos que permiten identificar a una persona. En teoría, las firmas se realizan normalmente iguales, aunque lo cierto es que una misma persona puede firmar de varias formas distintas. En todo caso, lo importante es que los rasgos que plasma son algo único asociado a su identidad.
En el caso digital, la firma es básicamente lo mismo, pero en el entorno online. Se trata de un conjunto de datos electrónicos vinculados a un documento digital y a la persona que lo firma.
La tecnología ha avanzado lo suficiente como para crear métodos que permiten a los usuarios plasmas su firma de manera electrónica para no tener que imprimir determinados documentos en papel.
En el ámbito legal, la firma electrónica o firma digital está perfectamente aceptada y es válida para los documentos legales. Por lo tanto, ya no es necesario andar imprimiendo todo aquello que sea importante para nuestro trabajo, vivienda, cuenta bancaria, u otras cosas rutinarias del ámbito legal.
Gracias a la firma digital, podemos permitirnos agilizar muchos trámites que en otro contexto podrían alargarse semanas o incluso meses, razón por la que vale la pena informarse de todos los detalles de este avance tecnológico.
Ahora que conoces la firma digital, probablemente tu primera pregunta sea cómo crearla. Vamos a responderla en este artículo, por supuesto, pero antes queremos explicarte cuáles son las ventajas de contar con este tipo de firma, por si todavía tienes dudas acerca de si es una buena idea.
Sobre todo, es normal dudar si tienes cierto reparo con el mundo digital y crees que puede ser un entorno inseguro. Pero nada más lejos de la realidad: la tecnología nos da la posibilidad de firmar documentos de una manera más cómoda y rápida, con muchísimas ventajas sobre el papel escrito:
Ahora que has podido conocer qué es una firma digital y cuáles son las ventajas que aporta a los usuarios, llega el momento de que, desde Kyocera, te expliquemos cómo se crea.
Aunque la legislación de México contempla varios tipos de firma digitales, que explicaremos más adelante, en este apartado vamos a hablar del proceso para obtener el Certificado digital. Se trata de un tipo de firma digital que puedes utilizar para los trámites que realices con el Gobierno e instituciones públicas. Este certificado se obtiene a través de e.Firma (antes conocida como FIEL).
Es un procedimiento que no tiene ningún coste, pero sí es necesario cumplir con algunos requisitos:
Una vez reúnas todo esto, debes realizar dos trámites, uno online y otro de manera presencial. El primero, se lleva a cabo para solicitar el certificado, y el segundo es para que acredites tu identidad y entregarte el certificado digital.
Una vez realizados estos pasos, tienes que esperar a tu cita presencial.
Una vez realizados todos los pasos anteriores, tendrás que esperar a tu cita presencial y seguir este procedimiento:
Como hemos adelantado, el certificado digital es actualmente el método de firma digital válido para realizar trámites con el gobierno, pero no es el único tipo de firma que existe. De hecho, dependiendo de varios factores podemos clasificar la firma electrónica válida en México en tres grupos: firma simple, avanzada y cualificada.
La firma digital simple, conocida también como firma estándar, es la más básica. Se caracteriza por permitir el uso de cualquier dato electrónico del firmante para acreditar su identidad, por lo que no necesita el certificado digital para autenticarse.
En otras palabras, la firma digital simple te permite firmar documentos online de forma válida sin tener que acreditarte, más allá de incluir tus datos personales en el documento.
En caso de celebrarse un juicio, esta firma se admite como prueba, debido a que está recogida en el artículo 89 del Código de Comercio de México.
El certificado digital es una firma digital avanzada. Goza de su propia ley en México y además está recogido en el artículo 97 del Código de Comercio. Comparada con la simple, es mucho más seguro, puesto que en este caso sí es necesario autenticarse. Una vez hecho, la firma se vincula a los datos del firmante, lo que permite detectar cualquier intento de falsificación.
El firmante es el único autorizado para controlar su firma en este caso, que debe ser expedida por la autoridad gubernamental competente.
La firma electrónica cualificada es un tipo de certificado digital, más avanzado que el que hemos mencionado. La diferencia es que en este caso se vincula a un ID digital que debe ser validado, bien por el Gobierno, bien por una autoridad competente para ello.
Esta firma incluye un dispositivo cualificado para crearla, y su nivel de seguridad es mayor que el de la firma digital avanzada.
Llegados a este punto, la firma digital puede resultar algo confusa. ¿Es obligatorio tener el certificado digital para poder firmar? ¿Se invalida un documento si no lo he firmado mediante este procedimiento? ¿Cómo puedo firmar digitalmente documentos privados?
Todas estas preguntas tienen su correspondiente respuesta. Para empezar, la firma digital es el equivalente a la firma física, pero en el plano online, de modo que puedes plasmar un signo en cualquier archivo y legalmente, serviría como firma.
Para ello, no necesitas obtener ningún certificado. No obstante, resulta útil contar con uno por una cuestión de seguridad, ya que gracias a los certificados puedes validar tu identidad asociada a tu firma, para evitar así que alguien la falsifique y actúe en tu nombre.
No obstante, el certificado digital no es la única forma de firmar de manera segura. También existen proveedores de firmar que, si bien te cobran por el servicio, sirven para generar una firma digital válida y legal. Se trata de plataformas a través de las cuales se cargan los documentos, que posteriormente se envían a los firmantes.
Una vez recibidos, la plataforma genera algún tipo de sistema de seguridad, que puede ser una contraseña, una clave enviada al teléfono móvil, etcétera. Con este sistema, también nos aseguramos de la identidad del firmante y, en consecuencia, de la validez del documento.
En todo caso, y mientras la seguridad esté garantizada, la firma digital es una opción que ha llegado para cambiar tu vida a mejor, permitiéndote ser más ágil con la documentación, ahorrando no solo tiempo sino también complicaciones y, muy importante, papel.
En Kyocera te ofrecemos las mejores soluciones documentales para que puedas firmar todos tus documentos de forma segura. Echa un vistazo a nuestro catálogo e infórmate.
