KYOCERA Document Solutions
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Almacenar los documentos en papel es una práctica habitual en muchos negocios, pero con el tiempo es necesario buscar una alternativa. El motivo, por supuesto, es que a medida que se van guardando y más y más carpetas, se dispone de menos espacio físico. Llegados a cierto punto, es imposible seguir guardando documentación física.
Por supuesto, muchas optan por hacer limpieza de determinados papeles, pero esto puede llegar a ser un problema si en un momento dado se requiere un documento que se haya desechado. Por eso, la mejor solución es la digitalización. Vamos a compartir contigo 5 consejos para digitalizar documentos en tu negocio.
Digitalizar documentos es una práctica que consiste en convertir los documentos del formato físico al formato digital. Cada vez más negocios tienden a hacerlo debido a cuestiones de espacio, ahorro de papel, organización, facilidad para buscar determinados documentos, etc.
Lo más importante de la digitalización, no obstante, es que debe estar planificada. No basta con escanear los papeles de la empresa, sino que debe ir acompañada de la creación de una base de datos a través de la cual se pueda acceder fácilmente a todo el contenido digital.
Antes de explicarte paso a paso cómo se digitalizan los documentos de un negocio, vamos a compartir contigo 5 consejos que te ayudará tener en mente antes de llevar a cabo todo el proceso:
Antes de empezar con todo el proceso que supone digitalizar tu negocio, algo que, te adelantamos, no será fácil ni rápido, conviene que sepas a qué formato quieres pasar toda tu documentación.
Se trata de un consejo importante puesto que la lectura y posterior edición de los documentos digitales dependerá en gran parte del formato. No es lo mismo tener todos tus papeles en un formato PDF que en un Word, o incluso en una imagen PNG o una imagen JPG.
Te decimos esto porque, si comienzas a digitalizarlo todo en JPG, y más adelante te das cuenta de que te resulta más útil el PDF, probablemente tengas que cambiarlo todo de formato, duplicando el trabajo.
Por supuesto, es probable que puntualmente necesites varios documentos en varios formatos, pero no es lo mismo que modificar tu documentación completa. Por eso, el primer consejo es que definas el formato con el que quieres trabajar.
Tampoco te lances al proceso de digitalización a lo loco, sin saber antes cuál va a ser el resultado. Cuando digitalizas un negocio, es porque en principio vas a trabajar con un formato no físico, y esto requiere que los documentos tengan buena resolución en su formato digital.
Imagina que digitalizar facturas que aún no has enviado, y al ampliar la imagen se ve totalmente borrosa. Sería un completo desastre puesto que tendrías que hacer el proceso de nuevo.
Si tienes personal contratado en tu negocio, seguramente también tenga que adaptarse a trabajar con los documentos en formato digital. Por lo tanto, es lógico que tenga que saber usar el programa utilizado para almacenar y gestionar la documentación, para lo que probablemente necesite cierta formación.
No está de más que reúnas a toda tu plantilla y la incluyas en el proceso de digitalización de tu negocio, ya que también es parte de él. Así, evitarás errores futuros derivados de la falta de conocimiento sobre cómo trabajar con documentos digitales, cómo buscarlos, cómo editarlos, y un largo etcétera de tareas que tus empleados tendrán que llevar a cabo.
Si son muchos los documentos que vas a digitalizar, es bastante probable que tengas que externalizar ciertas cosas, como el escaneo. Comparar distintos precios por el servicio está muy bien, pero te aconsejamos encarecidamente que no escatimes, es decir, no te quedes con la opción más barata solo por ahorrar.
Que lo barato sale caro es algo que sabe todo el mundo. Imagínate que encargas la tarea de escanear la documentación a la empresa más económica, y cuando termina te das cuenta de que la resolución de los documentos es de muy baja calidad. No es algo que merezca la pena por ahorrarte unos cuantos euros.
Cuando digitalizas la documentación de la empresa, de algún modo la expones a los ciberdelincuentes. Y es que, si alguien consigue hackear tu sistema, tendrá acceso a todos los documentos confidenciales que tengas en formato digital.
Sería una pena que, después de los esfuerzos, alguien accediera a tus papeles con malas intenciones. Por ello, te aconsejamos reforzar la ciberseguridad de tu negocio, cambiando las contraseñas del rúter por otras más seguras o buscando software de almacenamiento con garantías.
A menudo se confunden los términos de escanear y digitalizar, pero debemos aclararte que no son lo mismo. Escanear consiste en obtener una imagen digital del documento, sí, pero cuando hablamos de digitalizar, nos referimos a obtener un documento que sea editable desde un ordenador. Así pues, el escaneo no es más que una parte del proceso de digitalización.
Teniendo esto claro, para proceder a digitalizar documentos en tu negocio, debes seguir una planificación. De lo contrario, tendrías un montón de documentos en tu ordenador desordenador que, difícilmente te servirían.
Te explicamos cómo poner en marcha la digitalización, paso a paso:
Antes de comenzar a digitalizar, tienes que saber cuál es el objetivo que persigues. ¿Lo haces únicamente para ahorrar papel? ¿Pretendes optimizar el proceso de búsqueda? ¿O se trata exclusivamente de una cuestión de espacio?
Puede ser por alguna de estas razones, o por todas a la vez. La cuestión es que, dependiendo de la meta, tendrás que diseñar un plan diferente. Por ejemplo, si quieres facilitar a tus empleados la búsqueda de documentación, parte del proceso será el de crear una base de datos ordenada, así como instalar un software de gestión de datos.
Lo de ir escaneando aleatoriamente los documentos que vayas encontrando, no te servirá de mucho. No obstante, si has hecho los deberes previamente, y la documentación de tu empresa está correctamente ordenada, será mucho más fácil digitalizarlo todo.
Te recomendamos que antes de comenzar con el trabajo de campo, reúnas y ordenes toda la documentación. Algunos papeles, como por ejemplo las facturas, pueden eliminarse físicamente una vez se hayan digitalizado, puesto que no son necesarias en formato papel.
Otros, como los documentos legales firmados, deben mantenerse durante cierto tiempo. Separar estos dos tipos de documentos te ayudará en el posterior proceso de digitalización.
Una vez hayas diseñado la organización digital que tendrán tus documentos, y los hayas reunido y ordenado separando aquellos que debes conservar y aquellos que no, llega el verdadero trabajo de campo: escanearlo todo.
Como ya hemos dicho, el escaneo es una parte de la digitalización, que básicamente te permitirá obtener una imagen de cada documento. Se trata de un proceso que puede alargarse mucho, sobre todo si hablamos de años y años de papeles acumulados.
Existen dos maneras de proceder:
Una vez escaneada toda la documentación, el siguiente paso es transformarla con un software de gestión de la documentación. Existen multitud de programas que te permiten convertir determinados archivos para que sea editables, además de almacenarlos como quieras para futuras búsquedas, modificaciones, etc.
Dependiendo de cuál sea tu presupuesto, puedes buscar tú mismo un software a través de internet, aunque lo mejor es siempre consultar con un informático que te guíe en el proceso. Entre otras cosas, te orientará sobre la mejor manera de llevar a cabo la digitalización o, incluso, puede diseñar la planificación.
Existen múltiples razones por las que la digitalización de tu negocio es una buena idea. La protección del medio ambiente ahorrando papel es muy necesaria, y de esta forma puedes contribuir. Además, la digitalización te permite acceder a tus documentos de una forma mucho más rápida, desde el ordenador, dispositivo móvil, etc.
Por supuesto, ahorrarás económicamente gracias a evitar los costos de impresión, que se limitarán a documentos puntuales. Y, por último, la digitalización te permite optimizar las tareas, pudiendo hacer que los compañeros hagan llegar los documentos de manera mucho más eficiente.
La era digital ya es una realidad. Por eso, en Kyocera te damos todas las claves para digitalizar todos tus documentos, aumentando así tu productividad y reduciendo los flujos de trabajo de tu compañía.