KYOCERA Document Solutions
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Actualmente, los servidores de las empresas alojan terabytes de información de todo tipo: desde documentación de proyectos, presupuestos, guías o estrategias hasta las nóminas de los trabajadores.
Todo ello conforma la documentación de la empresa y, sin medidas de seguridad, cualquier persona con acceso a estos equipos podría conseguir toda esa información.
Ya sea un trabajador del departamento de informática o uno del departamento de Comunicación, por poner dos ejemplos, ambos podrían tener en sus manos documentos confidenciales de la Dirección o datos personales de los trabajadores que debería manejar exclusivamente el área de Recursos Humanos.
¿Para qué tiene un técnico informático de la empresa información sobre la estrategia empresarial o sobre la vida laboral de sus trabajadores? Tengas una pequeña o una gran empresa, es fundamental proteger la información por capas, dando acceso a ella sólo a aquellos que lo necesitan.
Es lo que en ciberseguridad se conoce como Zero Trust, una política de mínimos privilegios, por la que la arquitectura de sistemas de la empresa está configurada para dar accesos de información mínimos y estrictamente necesarios a cada usuario.
Se trata de una estrategia que implica la continua autenticación o validación para conseguir accesos a información y es el paradigma que se impone en una sociedad de la información con importantes y graves amenazas cibernéticas con cada movimiento virtual.
Hoy en día, los datos tienen un enorme valor. El dato es el oro de este siglo y su potencial se irá desatando con el desarrollo de soluciones tecnológicas como el 5G, la inteligencia artificial, etc.
Internet, el big data, el IoT (Internet of Things), los sistemas de almacenamiento de última generación, el cloud y, en definitiva, la digitalización de la economía ha llevado a los datos a lo más alto de la cadena de valor. Las compañías han desarrollado competencias y capacidades para almacenar, procesar y generar valor a partir de los datos.
Por eso, debes tener en cuenta esta realidad en tu negocio para valorar los datos, no solo como materia prima esencial para la compañía, sino también como un activo fundamental que proteger.
La protección de los datos y los documentos confidenciales de tu empresa responden a un imperativo moral, legal en muchos casos y, sobre todo, de interés estratégico.
Cualquier empresa tiene que proteger sus documentos confidenciales, pues de ello depende su propia supervivencia. El valor de los datos en este proceso de digitalización ha conducido a un crecimiento exponencial de los ciberataques, que ya suponen un negocio mayor que el narcotráfico, de acuerdo a lo manifestado por Interpol.
Los datos son una fuente de riqueza y, por ello, las organizaciones criminales, mayoritariamente motivadas por el beneficio económico, lanzan ciberataques a empresas de todos los tamaños que, por su dimensión o su impacto, pueden ser mortales.
Ataques como el ransomware y vías de acceso a los sistemas como el phishing o el spoofing, están provocando pérdidas de miles de euros en las empresas y cierres en aquellas que no son capaces de superar el golpe.
Por eso, hay que ser muy conscientes de la importancia de proteger los datos y los documentos confidenciales de la empresa. Te contamos cómo garantizar la seguridad de la información:
La empresa gestiona gigas de información a diario, pero no todos los datos son confidenciales o sensibles. Los gestores y los trabajadores de la compañía deben tener claro cuál es la información sensible y cuál es el tratamiento dado a este tipo de información.
Datos personales de trabajadores y de clientes, así como documentos estratégicos, planes empresariales, presupuestos o proyectos confidenciales pueden conformar parte del grueso de la información que es importante proteger.
En una empresa, ningún usuario o trabajador debería poder acceder a toda la información. Una gestión segura y eficiente de la información requiere de numerosos departamentos separados, identificando una estructura que permita compartimentar la información en función de su relevancia.
El objetivo es implantar la política de Zero Trust en el negocio, de manera que cada trabajador tenga acceso exclusivamente a aquellos datos y documentos que necesita para hacer su trabajo, pero no a más.
Los accesos se pueden configurar de manera que cada usuario tenga unos permisos diferentes en función de su trabajo y su posición en la empresa. Estas buenas prácticas, unidas a un sistema de doble autenticación blindará los datos sensibles de tu empresa.
Otra de las prácticas clave para la protección de los documentos confidenciales de tu empresa es el uso habitual de los Acuerdos de Cofidencialidad o NDAs (Non Disclosure Agreements), por sus siglas en inglés.
Tu negocio puede contar con un modelo de NDA que obligue a las partes a mantener la confidencialidad de toda la información de un proyecto. De esta manera, tu empresa podrá trabajar con otras compañías y entidades externas, con las que podrá compartir información sin riesgos tras la firma de estos Acuerdos de Confidencialidad.
Se trata de la vía más garantista para poder compartir información sensible con otras personas externas a la organización.
Una de las pautas más básicas y claves para conseguir proteger la información confidencial de la empresa es concienciar a todos los trabajadores de la relevancia de esos datos y la importancia de su confidencialidad.
Para ello, es importante extender la cultura de la ciberseguridad y de la protección de datos, de manera que cada individuo entienda el valor que tienen sus datos personales y los datos de otras personas, así como los datos de la empresa y sus proyectos.
Los planes estratégicos, información sobre nuevos productos, proyectos en marcha… El objetivo de que esa información no acabe en manos de la competencia es un trabajo de todos.
La Unión Europea es líder en protección de datos, como demostró con la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Aunque solo es de aplicación en territorio de los 27 estados miembros y para aquellas empresas que operen dentro de la Unión, se considera por los expertos como un modelo de legislación para la protección de la información sensible.
Por eso, tu empresa puede utilizar el RGPD como guía en la gestión de datos para conseguir la máxima protección y eficiencia en la gestión de los datos.
El Reglamento europeo, y todos los expertos en protección de datos, aconsejan a las empresas hacer una gestión integral de los datos. La ley europea establece la creación de la figura de delegado de protección de datos en cada empresa, que sea responsable de la gestión y protección de información sensible.
De esta manera, la empresa puede integrar la gestión de datos sensibles en sus procesos para garantizar un correcto tratamiento que respete los derechos de las personas y que garantice la protección y seguridad de la información y documentación sensible de la empresa.
La ciberseguridad debe constituir un elemento transversal a la empresa. Todos los trabajadores deben conocer los principales ataques a los que se enfrentan en la Red y las principales motivaciones de los ciberdelincuentes.
Además, tu negocio debe invertir en soluciones de ciberseguridad, dado que el principal ecosistema en el que se mueve la información es Internet y la nube, lugares donde la información podría estar expuesta si no se trata atendiendo a los principales protocolos de ciberseguridad.
Para gestionar la información de la empresa y proteger los documentos confidenciales y datos sensibles, la empresa debe desarrollar y ejecutar los principales estándares internacionales, como es el caso de la norma ISO 27001 del Sistema de Gestión de Seguridad la Información (SGSI).
Este estándar internacional está dirigido, precisamente, a todas las entidades públicas o privadas que gestionan grandes cantidades de información, así como datos sensibles.
Establece los requisitos para la implementación, mantenimiento y mejora continua de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. Este sistema se utiliza para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
La inversión en ciberseguridad y el fomento de la cultura de la protección de datos son dos pilares fundamentales para la protección de los datos confidenciales de la empresa que se complementan con un tercero: el uso de vías seguras para transmitir la información.
Los trabajadores de la empresa deben utilizar un gestor de contraseñas y tener un entorno virtual de trabajo seguro. En este sentido, hay que tener especial cuidado con el home office, desde donde se pueden colar vulnerabilidades que permitan a los delincuentes acceder a los sistemas de la empresa y acabar accediendo a los documentos confidenciales del negocio.
Por último, no hay que olvidar la importancia de poner siempre contraseñas robustas y diferenciadas en todos los servicios y aplicaciones de la empresa; una pauta que deben seguir todos los trabajadores al pie de la letra.
Para que una contraseña sea robusta, no puede estar repetida con ningún otro servicio, debe ser larga, de al menos 8 a 10 caracteres, y debe incluir números, letras, mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales.
En Kyocera somos conscientes de lo importante que es proteger los datos confidenciales de tu negocio. Por eso, nosotros te ofrecemos un kit de seguridad de datos muy completo y que se adapta a tus necesidades. Si quieres saber más, puedes visitar nuestro Centro de Conocimiento.
