KYOCERA Document Solutions
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Para que una empresa pueda crecer y desarrollarse en nuevos mercados, uno de los activos más valiosos de cualquier organización es su personal. Los recursos humanos de una empresa son fundamentales y el proceso de contratación e incorporación de nuevos trabajadores debe tratarse con máximo cuidado.
Cuando un trabajador llega a una nueva organización, debe entender su funcionamiento y sus procesos internos, conocer la cultura corporativa, ahondar en sus proyectos y sentirse parte de ella.
Es decir, se tiene que acabar identificando con su misión, visión y valores para contribuir a la consecución de sus metas. Se debe integrar como una pieza de un engranaje perfecto formado por un grupo de personas con un objetivo común.
Aunque un profesional disponga de la cualificación necesaria para un puesto de trabajo, la importancia de la integración en su puesto es crucial. Con el conocimiento laboral no es suficiente. También necesita el conocimiento organizacional.
Por ello, el proceso de Onboarding es fundamental para cualquier empresa. Se trata de la metodología seguida por una empresa para acoger a los nuevos trabajadores y debe contemplar una serie de pasos y herramientas que faciliten una integración fluida y natural.
Con un buen Onboarding, los nuevos trabajadores podrán identificarse y sentirse parte de la organización en pocas semanas, entendiendo sus dinámicas, proyectos y principales metas.
El Onboarding es un proceso diseñado para acoger y orientar a nuevos trabajadores en una organización. Se trata de una estrategia cuyo objetivo es ayudar a los recién contratados a integrarse rápidamente en su nuevo entorno laboral, proporcionándoles la información, las herramientas y el apoyo necesarios para tener éxito en sus roles.
Su ejecución en una empresa u organización debe ser sencilla y ordenada y la principal meta es facilitar la transición de los nuevos trabajadores, ayudándoles a familiarizarse con la cultura organizacional, los procedimientos, las expectativas y las responsabilidades de su nuevo trabajo.
El proceso de Onboarding suele incluir una variedad de actividades y recursos. Entre ellos, una de las actividades iniciales es una orientación y presentación formal de la empresa, su misión, valores, estructura organizacional y políticas internas.
Además, otro de los primeros pasos del proceso de Onboarding es presentar a los nuevos trabajadores a los compañeros y miembros del equipo, y también se puede incluir la asignación de un mentor o tutor para proporcionar orientación adicional en las primeras semanas o meses.
Asimismo, una de las acciones de Onboarding más repetidas en las empresas es impartir sesiones de formación para que los nuevos trabajadores puedan adquirir ciertas habilidades muy específicas, necesarias para desempeñar el trabajo de manera efectiva, incluyendo el aprendizaje sobre sistemas y procesos internos.
No se trata de formación sobre las tareas del puesto, sino sobre algunos procesos que, por sus características, son únicos de una organización.
Además, este debe facilitar a los nuevos trabajadores el acceso a herramientas, software, recursos digitales y materiales necesarios para llevar a cabo las tareas del puesto.
También es importante que, desde el primer momento, el trabajador conozca y entienda las características de su puesto de manera detallada y qué se espera de él. Cuáles son las expectativas del puesto, las metas a alcanzar y los criterios de éxito.
De igual forma, hay que mantener un seguimiento en las primeras semanas a través de la programación de reuniones regulares para verificar el progreso, proporcionar retroalimentación constructiva y responder a preguntas o inquietudes.
Por último, pero no menos importante, es clave conseguir que el trabajador se vea inmerso en la cultura de la empresa, incluyendo eventos sociales, actividades de Team Building y oportunidades para conectar con los valores y la visión de la organización.
El Onboarding varía en función de la organización que lo implemente, pero debe tener algunas actividades clave para ser efectivo. Un proceso de Onboarding constructivo permite alcanzar empresas con un engranaje perfecto de las personas en el cuerpo organizacional.
Se trata de un beneficio para los nuevos trabajadores, ya que les ayuda a adaptarse más rápidamente y desempeñarse mejor en sus roles, pero sobre todo se trata de un beneficio para la empresa, dado que contribuye al éxito general de la organización al aumentar la retención de talento, mejorar la productividad y fortalecer la cultura corporativa.
El proceso de Onboarding puede variar mucho de una organización a otra. Lo importante es que la empresa tenga un plan claro y detallado para los nuevos trabajadores y que lo ejecute de manera ordenada.
Existen numerosas actividades que se pueden realizar para conseguir los objetivos. Sean cuales sean los pasos que una empresa implemente, lo relevante es llegar a la misma meta: un trabajador recién llegado que se siente parte de la empresa y encaja perfectamente en su rol asignado, tanto a nivel profesional como organizativo.
Sin embargo, dichos procesos pueden ser muy variados, en función de la persona a la que se acoge (normalmente son nuevos trabajadores, pero también se puede aplicar este proceso a clientes o proveedores) y en función del formato (si se realiza un plan de acogida presencial, digital o mixto).
Lo más habitual es aplicarlo a los nuevos trabajadores, pero en ocasiones es útil seguir ese mismo plan con algunos clientes y proveedores que van a formar parte de la empresa desde otro prisma.
También se pueden diferenciar tipos de Onboarding en función del formato utilizado para llevar a cabo el proceso. Se puede llevar a cabo todo en formato presencial, con todas las actividades de forma física en la empresa, o se puede ejecutar el plan de forma digital, con reuniones y actividades online para alcanzar el mismo objetivo.
Cada vez es más habitual llevar a cabo procesos de Onboarding de manera 100% digital, dado que tienen innumerables ventajas para el trabajador y para la compañía.
Los procesos de Onboarding cada vez son más comunes en el ámbito digital, ya sea en modalidad 100% online o en modalidad mixta. Cada vez son más las empresas que realizan estos procesos online debido a las siguientes ventajas:
El Onboarding online permite limitar el tiempo necesario para completar el proceso de acogida. Se trata de una manera mucho más ágil de realizar el proceso de incorporación, con una flexibilidad que se adapta al recién incorporado.
Por ejemplo, la firma del contrato puede realizarse más ágil, gracias a soluciones como la firma electrónica o el certificado digital.
Además no requiere desplazamientos, de forma que se pueden realizar todos los trámites de manera rápida y sencilla telemáticamente. Evita la utilización de documentación en formato papel; solo hay que seguir una serie de pasos desde el ordenador que facilita mucho los trámites burocráticos a la persona recién llegada.
El Onboarding digital puede incorporar un alto grado de automatización. Así, al tener un plan de acogida claro y detallado, la empresa solo tiene que aplicarlo de manera automática a cada nueva incorporación.
Aunque cada persona es diferente, la posibilidad de estandarizar este proceso aumenta la eficiencia empresarial. Una vez diseñado de forma correcta, el proceso de Onboarding es fácilmente replicable, minimizando la posibilidad de errores o inconsistencias.
La flexibilidad de poder realizar trámites y trabajos desde cualquier punto de la geografía y la incorporación del home office al trabajo ha aumentado mucho la satisfacción de los trabajadores. Han mejorado su calidad de vida, al evitar desplazamientos diarios, muchas veces de horas, cada día.
Lo mismo ocurre con el Onboarding. Tener la posibilidad de realizarlo de manera remota aumenta la fluidez y rapidez del proceso, elimina trámites y desplazamientos y permite que el proceso de Onboarding digital pueda ser más agradable y satisfactorio que el presencial para los nuevos trabajadores o clientes.
Las ventajas del Onboarding digital o mixto redunda positivamente en la percepción de las personas recién llegadas a la organización, que se sentirán mejor recibidas y más rápidamente integradas.
Junto a la incorporación del home office, se trata de una excelente forma de retener el talento en la organización. Con estas facilidades, es más probable que decidan continuar como trabajadores o clientes a medio y largo plazo.
Por último, su digitalización implica y posibilita una disminución del gasto respecto del que supondría una incorporación on-site.
Tanto la automatización como la utilización de documentos digitales permiten reducir tiempos, evitar desplazamientos y gastos de papel, así como reducir las horas de trabajo del departamento de Recursos Humanos de la empresa.
En Kyocera somos conscientes de la importancia de digitalizar documentos en las empresas. Por eso, además de ofrecerte las impresoras más innovadoras del mercado como la TASKalfa Pro 15000c, tenemos las herramientas de software más eficientes para el proceso de Onboarding en tu negocio.
