KYOCERA Document Solutions
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La transformación digital es un proceso que todo negocio debe seguir si lo que desea es permanecer vigente en el mundo actual para crecer de una manera más eficiente y seguir obteniendo éxitos. En este artículo te hablaremos sobre cómo lograr la digitalización empresarial pero manteniendo la seguridad de tu negocio.
La digitalización se refiere a la acción o proceso de conversión de datos analógicos a formato digital. Sin embargo, en la actualidad existe algo de confusión, ya que se utiliza el término digitalización tanto cuando nos referimos a la digitalización de documentos como cuando queremos hablar de la digitalización de negocios, organizaciones o procesos.
Por este motivo, abordaremos primero el concepto de digitalización.
Podemos definir la digitalización como el proceso de crear una versión digital (bits y bytes) de elementos analógicos o físicos, como documentos en papel, fotografías, sonidos, etc. Es decir, consiste en convertir y/o representar algo no digital en un formato digital que luego puede ser utilizado por un sistema informático para diferentes usos.
En otras palabras, hablamos de pasar por el escáner documentación o información que se encontraba en formato papel o similar para después poder gestionarla mediante herramientas y soluciones de gestión documental, pudiendo incluir a partir de entonces esa documentación digitalizada en flujos de trabajo y asociarla a los diferentes procesos de la empresa.
Digitalizamos documentos por una razón: utilizamos los datos digitales extraídos de soportes físicos, para automatizar procesos de negocios y flujos de trabajo.
La digitalización, como proceso empresarial, consiste en lo que indica su propio nombre: en digitalizar, convertir en un formato digital, los datos, documentación y procesos de la empresa.
Algunos ejemplos sencillos de digitalización empresarial:
La digitalización en este sentido significa que las empresas usan la tecnología para abordar necesidades particulares. Para digitalizar un negocio se habilitan, mejoran y transforman las operaciones de la empresa así como sus funciones, modelos, procesos y actividades a través de la tecnología.
Para ello se utilizan una amplia gama de datos digitalizados, contextualizados y preparados para poder ser procesados y que aporten el conocimiento necesario para conseguir un beneficio específico.
En una digitalización de empresas se necesita digitalizar información pero su significado es más amplio y en el centro de esta digitalización de negocios se encuentran los datos. Se trata de sistemas de participación y sistemas de conocimiento, aprovechando datos y procesos digitalizados.
En una empresa digitalizada la fuerza laboral funciona de manera diferente a la tradicional. Se utilizan herramientas digitales como dispositivos móviles, colaboración social y plataformas de comunicación unificada. Estos son ya sistemas digitales, lo que permite trabajar de una manera más “digital”, creando a su vez nuevas oportunidades.
Al utilizar la experiencia y la tecnología adecuadas, estos lugares de trabajo híbridos brindan la flexibilidad necesaria para prosperar en un mundo en constante cambio.
A la hora de digitalizar un negocio, es recomendable buscar también herramientas y soluciones digitales que ayuden a mantener la seguridad de la empresa.
Existen muchas herramientas y softwares, lo recomendable es recurrir a programas de gestión de contenido empresarial (ECM – Enterprise content management – por sus siglas en inglés) que permita englobar procesos, procedimientos, productos y soluciones en su totalidad.
Una de las soluciones ECM que recomendamos en Kyocera es la solución digital Solpheo Suite. Una plataforma segura y fiable que permite a tu empresa gestionar y proteger toda tu información digital pudiendo trabajar tanto en local como en la nube
.Algunas de sus funcionalidades son:
Con una herramienta digital como Solpheo puedes asegurar la integridad de las copias de seguridad evitando el robo o pérdida de la información, permitiendo además una total trazabilidad de la actividad que se realiza, lo cual facilita el cumplimiento de normas y políticas.
Esta es tan solo una de las tantas opciones que existen para garantizar la seguridad digital de tu negocio. Sin embargo, hay también otras acciones con las que puedes empezar para cuidar tu seguridad. En Kyocera nos dimos la tarea de consultar con los expertos del área y descubrimos que hay 10 factores muy importantes a tener en cuenta.
¿Quieres saber qué tan seguro está tu negocio? Lo puedes descubrir con nuestro Decálogo de Seguridad Digital.
