¿Qué es KYOCERA Cloud Information Manager?

Con tanta oferta en el mercado resulta complicado elegir las herramientas digitales adecuadas; todas ofrecen maravillas para tu negocio, pero, ¿cuántas lo cumplirían? Es importante investigar y estudiar el mercado antes de tomar ninguna decisión. Solo así podrás diferenciar las soluciones efectivas de aquellas costosas y problemáticas.

Esta misma falta de reflexión a la hora de lanzarse a la transformación digital es la que está lastrando la adopción masiva de la tecnología Enterprise Content Management entre las empresas. El enfoque ECM permite revolucionar la gestión documental de los negocios y marcar así el primer paso real hacia la digitalización. Aquí, soluciones cloud como KYOCERA Cloud Information Manager (KCIM) son una gran aliada para mantener la información bajo control en un entorno digital de valor para tu crecimiento.

Pero, ¿qué es lo que hace exactamente KCIM para ser tan especial? Y más importante, ¿por qué deberías elegirla para tu negocio? Te lo contamos a continuación.

Superando retos empresariales

Imagina tener todos tus documentos perfectamente organizados en un repositorio digital de acceso inmediato. Supón una oficina libre de montañas de papel y archivos saturados, donde siempre hay un dispositivo disponible para acceder a cualquier archivo; donde cada documento esté cruzado entre departamentos y el valor de los datos sea compartido por igual entre los trabajadores.

Puedes dejar de imaginar, porque todo eso —y mucho más— es lo que conseguirías con KCIM. Esta herramienta digitaliza con efectividad todos tus documentos físicos y te ayuda a acelerar tu transformación digital. Lo demás ya son beneficios colaterales:

Vigila toda tu información

Todas las empresas necesitan documentos para existir; informes, facturas, contratos… Estos documentos se van acumulando a lo largo del tiempo y pueden llegar a convertirse en grandes pilas de papeles imposibles de gestionar. El día a día se termina convirtiendo para tus empleados en una batalla perdida contra las duplicidades, los errores y las sustracciones. 

Una mala gestión documental puede conducir a brechas de seguridad, enfoques imprecisos o incluso fallos en el procesamiento de datos. Lo que afectaría, sin ninguna duda, a la eficiencia general del negocio e incluso a sus cuentas financieras. KCIM ataja todo esto centralizando la gestión documental en un almacenamiento seguro y compatible con funciones de búsqueda personalizadas. 

Mejora la productividad

Cuanta más información gestiones en tu negocio, más tiempo dedicarás al seguimiento y la localización de la misma. Y esto, si no lo mides poco a poco, puede terminar empeorando la efectividad a la hora de completar procesos. O incluso peor, acabar impidiéndote cumplir ningún compromiso.

Con KCIM los usuarios pueden etiquetar documentos en un solo clic y clasificarlos con keywords específicas. El software es capaz incluso de mantener la organización con archivos de diferentes formatos. De esta forma garantiza la optimización de procesos y mejora la productividad liberando a los trabajadores de tareas repetitivas y de poco valor.

Protege tus datos de brechas de seguridad

La ciberseguridad es hoy una de las cuestiones estratégicas más importantes de las empresas digitales. Pues bien, KCIM permite a los administradores gestionar los accesos a los documentos por grupos de usuarios. Tendrás todos los permisos monitorizados para saber quién accede a qué y en qué momento, para prevenir posibles problemas asociados a los documentos.

Mejora la colaboración

KCIM ofrece una plataforma accesible para compartir archivos de forma rápida y eficiente desde cualquier ubicación. Con ella, los usuarios podrán trabajar con un documento al mismo tiempo que añaden notas y comentarios visibles de forma simultánea por terceros con derecho de acceso. También habilita el acceso remoto de cara a un entorno de trabajo híbrido seguro en el que todos los empleados colaboren sin restricciones.

Beneficios y más beneficios de KCIM que no puedes ignorar

Los documentos, hoy, son la sangre de toda organización, y la tecnología las venas por las que circulan para llegar a los órganos correspondientes. Por eso es vital mantenerlos localizables en todo momento. Y como ya hemos explicado, ignorar dicha cuestión puede acabar afectando a áreas críticas para el funcionamiento correcto de tu negocio; es decir, la productividad, la colaboración y la seguridad.

Es un reto al que es imposible enfrentarse manteniendo la dependencia por lo físico. Los documentos en papel no están preparados para la escalabilidad que propone lo digital, y por eso solo pueden dirigirse hacia la digitalización para hacer compatibles del cambio a industrias más rígidas que también quieren modernizarse. Herramientas como KCIM son activos estratégicos para mantener el ritmo y adoptar una posición ventajosa en el mercado. Solo hay que dar un paso al frente.