La correcta gestión de la impresión permite a una empresa no solo ser más productiva en sus tareas y procesos, sino también facilitar las cosas a sus trabajadores e incluso ahorrar en los gastos destinados a imprimir documentos. Para muchos negocios, y aunque parezca contradictorio, es más eficiente contar con una flota de impresión que con una o dos unidades.

Sin embargo, si decides optar por una flota de impresión es muy importante que la gestiones de la forma adecuada por el bien de tu empresa. Desde Kyocera, compartimos contigo 5 consejos para gestionar una flota de impresión en tu negocio.

Ventajas de tener una flota de impresión

Una flota de impresión está compuesta por todo el conjunto de dispositivos utilizados las actividades de reprografía de una empresa. Así pues, se trata de todos aquellos equipos capaces de copias, imprimir, escanear y enviar fax. Generalmente, las impresoras que componen una flota tienden a ser multifunción.

Las ventajas que supone contar con una flota de impresión en tu empresa son las siguientes:

Aumento de la productividad

Es evidente que tener una flota de impresoras es mucho más productivo que tener una sola, especialmente si estas son utilizadas por varias personas dentro del negocio y no solo por una.

Al contar con un extenso número de impresoras, puedes imprimir o escanear varias cosas a la vez, mejorando el ritmo de trabajo. Además, un trabajador no tendrá que esperar su turno para utilizar la máquina o, en caso de hacerlo, el tiempo de espera será mucho menor, lo que le permite completas sus tareas más rápidamente.

Aumento de los beneficios

Si mejoras la productividad de tu empresa, es lógico que también consigas mejorar los beneficios. Piensa por ejemplo es un negocio como un centro de impresión: si cuenta con una flota de impresoras que le permita ampliar su servicio, conseguirá facturar más.

Lo mismo sucede con otras clases de negocio donde la impresión de documentos forma parte de las tareas diarias. A mayor volumen, significa que hay más trabajo y ello se traduce en más beneficios. Los equipos de impresión son muy importantes para llevar a cabo procesos cruciales dentro de una organización, haciendo que tus colaboradores sean más eficientes y productivos.

Reducción de costos

Cuando compramos o alquilamos dispositivos, cuanto mayor sea el número de unidades que necesitamos, más ajustado podemos conseguir el precio por unidad.

Siempre que tengas un negocio con un elevado volumen de impresión, te resultará más rentable a largo plazo alquilar una flota. De este modo, puedes lograr que la empresa proveedora ajuste el precio de cada unidad. Entendemos que se trata de una mayor inversión en el comienzo, pero los costos a la larga se reducen.

Facilidades con el servicio técnico

No podemos olvidar que las impresoras son, a fin de cuentas, máquinas que en cualquier momento se pueden estropear. Cuando son para trabajar es imprescindible contar con una solución rápida y efectiva para mantener los dispositivos siempre operativos.

Por ello, necesitarás un buen servicio técnico. La buena noticia es que al alquilar una flota, estás realizando un desembolso mucho mayor, por lo que este suele venir con un servicio de mantenimiento y reparación bastante completo o, como mínimo, mucho mejor que al adquirir una sola impresora.

Qué es la gestión de impresión

Ahora que ya estás al tanto de lo que es una flota de impresión y cuáles son sus ventajas, vamos a comentarte por qué es tan importante gestionar una flota de impresión en tu negocio.

La gestión de impresión es el proceso por el cual se supervisa todo lo relacionado con la impresión de documentos, desde el estado de los dispositivos involucrados (impresoras y multifuncionales) hasta la previsión de elementos como la cantidad de papel, tóner, gastos destinados a ello, y un largo etcétera.

Es fácil entender que, al contar con una flota de impresoras, la gestión se complica puesto que hace falta estar atentos no a un solo dispositivo, sino a varios dispositivos a la vez. Por eso es tan importante buscar la mejor forma de gestionar una flota de impresión.

Tu negocio sin duda lo agradecerá y, probablemente, incluso mejore una vez hayas conseguido una buena gestión.

Por qué es importante gestionar una flota de impresión en tu negocio

Implantando el mejor sistema posible de gestión de tu flota de impresión, lograrás cosas como las siguientes:

Ahorrar tiempo 

Si la gestión de impresión no está automatizada ni cohesionada, el proceso de imprimir, escanear, enviar fax y todo lo demás, será mucho más complejo y lento.

Además, reaccionarás más tarde ante averías o problemas con los dispositivos. Si haces las cosas bien, ahorrarás tiempo y ganarás eficiencia.

Reducción de costos

Cuando la impresión no se encuentra correctamente gestionada, puedes encontrar que estás destinando más recursos de los necesarios a la flota deimpresoras. Gracias a la gestión, una de las cuestiones que tendrás controlada es cuánto debes gastar en tóner , papel y energía (por ejemplo, quizás en determinadosmomentos no necesites tener activas todas las impresoras), entre otras cosas

Reciclar cartuchos

La gestión de impresión suele incluir planes de reciclaje y reutilización de cartuchos de tinta, tóneres y elementos de las impresoras en general, reduciendo el impacto que producen tus residuos en el medioambiente.

Refozar la seguridad

Existen software de gestión de impresión automatizada (los más utilizados hoy en día), que incorporan protecciones de ciberseguridad para evitar el robo de datos o el hackeo de la documentación de tu negocio. Gracias a ellos, tu trabajo estará mucho más protegido.

Aumentar la flexibilidad

Las necesidades de impresión de tu negocio pueden ir variando con el tiempo. La gestión te permite tenerlo todo bajo control y adaptarte a esos cambios de una forma mucho más sencilla y efectiva.

Así pues, sabrás si necesitas contar con cartuchos de tinta o papel extra, avisar al técnico a la mayor brevedad posible, o reducir tu flota si el volumen de impresiones disminuye, algo que tendrás previsto.

5 consejos para gestionar una flota de impresión en tu negocio

Para una correcta gestión de tu flota de impresoras, vamos a compartir contigo 5 consejos desde Kyocera que, estamos seguros, te ayudarán:

Revisa el estado de la flota de impresión

Antes de disponerte a planificar la gestión de tu flota, te aconsejamos que primero revises el estado actual de esta. De esta forma, cuando procedas a implantar un sistema de gestión, podrás asegurarte de que este sirve para solucionar los problemas existentes en tus impresoras.

Esto incluye no solo el estado físico de los dispositivos, sino también el estado financiero de tus impresiones. ¿Cuáles son los costos del arrendamiento, mantenimiento, papel, tinta, etc.? ¿Es necesario aumentarlos o reducirlos? Hazte este tipo de preguntas antes de empezar a gestionar.

Define tus objetivos de impresión

¿Qué es lo que estás buscando con la gestión de la flota? Puede ser que busques reducir costos, pero también es posible que estés en proceso expansivo y quieras invertir más para que tu negocio crezca.

La mejor forma de definir tu propósito es a través de los KPI (Key Performance Indicator). Se trata de métricas que miden el desempeño, eficacia y productividad. Una vez claros tus objetivos, estarás preparado para empezar la gestión.

Involucra a tus empleados

Los trabajadores son finalmente los que van a pasar más tiempo utilizando la flota de impresoras, y sus acciones repercutirán directamente sobre el estado de los equipos. En consecuencia, es necesario que conozcan los criterios de gestión y, sobre todo, reciban formación para hacer su trabajo correctamente.

La mejor forma de que no se produzcan fallos en este sentido, es formarlos e involucrarlos al máximo posible en el proceso de implantación del sistema de gestión. Así podrán saber cuáles son los criterios del negocio en lo que se refiere a la impresión.

Elige el sistema de gestión más adecuado

Los expertos ya recomiendan casi en la totalidad de ocasiones utilizar un software de gestión de impresión. Se trata de programas que miden el nivel de tóner, el papel utilizado o el volumen de impresiones diarias, semanales o mensuales. Con estos datos, el programa puede administrar la red de impresoras, gestionar las tareas de impresión, mantener los dispositivos actualizados y mucho más.

Sin duda es un método que permite a cualquier negocio ahorrar costos, especialmente por no necesitar a uno o varios trabajadores que se ocupen de esto.

No obstante, y si tu preferencia es otra, puedes optar por un sistema de gestión distinto de utilizar un software de impresión como, por ejemplo, encargarlo a una empresa externa (normalmente, la misma que provee las impresoras ofrece el servicio).

Haz seguimiento de los resultados

Por último, cuando hayas implantado tu sistema de gestión, te aconsejamos que, pasados unos meses, revises los resultados. De este modo, podrás saber si el sistema es el adecuado o si hay algún punto que sea mejorable. Lo importante al final es que tu negocio sea más eficaz y consigas ahorrar costos.

En Kyocera contamos con las soluciones documentales que te ayudarán a resolver esos retos asociados a las flotas de impresión. Y si hablamos de problemas técnicos, entonces no dudes en confiar en las décadas de experiencia de nuestro equipo de técnicos.