KYOCERA Document Solutions
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A la hora de digitalizar tus documentos, es muy importante que tomes en cuenta la seguridad que tendrán tus archivos una vez que estén en la nube. Si bien es cierto que esta tecnología optimiza tus procesos y te garantiza un mayor control de tu información, es importante que conozcas los riesgos de usar servidores en línea.
Aunque suena complicado y podría asustarte, la realidad es que no hay de qué preocuparse, lo único que necesitas es tomar acciones de seguridad digital. Tu asesor de soluciones te debe garantizar la protección de tus archivos, así que te recomendamos que tú también tengas idea de cómo se hace para que puedas supervisar el servicio que te ofrecen.
Aquí te compartimos algunas de las formas en que puedes mantener segura tu información en la nube:
Muchas empresas se van a lo fácil y no invierten en este cifrado, pero es muy importante que se haga para proteger toda la información ingresada en el sitio. En las webs que sí están cifradas, los navegadores muestran un candado y en la URL aparece lo que se conoce como protocolo "HTTPS". Y cuando se hace clic en el certificado, se muestra a qué empresa pertenece.
No es recomendado ingresar datos en ninguna web que no cuente con dicho requisito de seguridad, ya que no asegura la protección de tu información y será mucho más fácil que un tercero acceda a tus archivos sin autorización.
Puede sonar complicado, pero es bastante sencillo. Se trata de proteger tu información haciendo ilegibles tus archivos para las personas que no tengan la clave que elegiste.
La mayoría de empresas privadas e instituciones públicas utilizan este procedimiento para proteger su información. Así, si uno de tus ficheros llegara a filtrarse, nadie podrá acceder a lo que contiene sin la clave de descifrado, protegiendo al máximo tus documentos.
El mayor error que puedes cometer en internet es utilizar la misma contraseña para todas tus cuentas, ya que si una de ellas llega a ser intervenida, tendrán acceso a tus demás cuentas y pondrás en riesgo tu información personal, de negocios, e incluso tu cuenta bancaria.
Los requisitos para considerar una contraseña segura son: debe estar formada por al menos 8 caracteres, y éstos deben incluir mayúsculas, minúsculas, números, y/o caracteres especiales. Adicionalmente, si tu servicio de almacenamiento en la nube cuenta con una verificación de dos pasos, te recomendamos utilizarla y así proteger aún más tu información.
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Lo más probable es que varios de tus colaboradores necesitarán el acceso a las carpetas almacenadas en la nube, así que es muy importante que esta distribución de permisos se administre de forma correcta. Es decir, que conozcas cuánta información está siendo manejada y por quiénes.
Si no llevas un control de estos accesos, no sabrás cómo detectar el filtro de información ni serás capaz de protegerla. Recuerda que cada carpeta debe tener un protocolo de seguridad, almacenamiento y entrega de permisos.
Aunque este es un trabajo que podrías hacerlo solo, lo más recomendable es contratar a una empresa que se encargue de configurar y asesorarte en esta migración digital. Debe ser una empresa que tenga experiencia trabajando con compañías de distintos tamaños y que tenga la capacidad de brindarte la seguridad que buscas.
