KYOCERA Document Solutions
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En los últimos años, especialmente desde la pandemia, los trabajadores han demostrado de manera creciente que valoran mucho ciertos beneficios laborales que no necesariamente implican aumentos de salario.
En concreto, hay ciertos beneficios que las empresas ofrecen a sus trabajadores que, en muchos casos, son tan importantes como el sueldo y suelen influir directamente en el rendimiento y la satisfacción del trabajador, así como en su continuidad en la empresa a medio y largo plazo.
Se trata de ciertas facilidades que permiten al trabajador conciliar de manera más sencilla su vida personal y laboral, así como algunas ventajas como aportaciones para la pensión de jubilación, bonos de transporte, guardería, cheques para la comida, participación en las acciones de la empresa...
Entre todas estas ventajas, hay una que los trabajadores valoran especialmente: la flexibilidad. Se trata de un aspecto cada vez más importante en el entorno laboral actual, ya que ofrece una serie de beneficios tanto para los empleados como para las organizaciones.
En primer lugar, una vida laboral flexible mejora el equilibrio entre trabajo y vida personal. La flexibilidad en el trabajo permite a los empleados gestionar mejor sus responsabilidades laborales y personales, incluyendo la capacidad de ajustar las horas de trabajo para adaptarse a compromisos familiares, personales o de salud, lo que contribuye a un mejor equilibrio entre vida personal y laboral.
A su vez, la flexibilidad concedida por una empresa redunda en su propio beneficio pues suele provocar un aumento de la satisfacción y el compromiso de los empleados. Cuando los trabajadores tienen la libertad de elegir cuándo y cómo trabajan, tienden a sentirse más satisfechos y comprometidos con su trabajo. La flexibilidad puede aumentar la motivación y el sentido de autonomía, lo que a su vez puede mejorar el rendimiento laboral y la retención de talento.
La flexibilidad laboral también redunda positivamente en el desempeño laboral, dado que suele permitir reducir el estrés al permitir a los empleados gestionar de manera más efectiva sus tareas laborales y personales. Además, esto puede contribuir a un ambiente de trabajo más saludable y productivo.
Asimismo, ofrecer flexibilidad en el trabajo puede ser un factor importante para atraer y retener talento en una organización. Los empleados valoran cada vez más la capacidad de tener control sobre su horario y su forma de trabajar, y están dispuestos a buscar oportunidades que ofrecen esta flexibilidad.
Contrariamente a la creencia común, ofrecer flexibilidad en el trabajo puede aumentar la productividad y la eficiencia. Cuando los empleados pueden trabajar en momentos en los que se sienten más productivos y concentrados, tienden a ser más efectivos en sus tareas.
Por último, también hay que tener en cuenta que la flexibilidad en el trabajo puede facilitar la participación de personas con ciertas necesidades y circunstancias, como padres y madres trabajadores, personas con discapacidades, cuidadores, etc. Esta práctica promueve la inclusión en el lugar de trabajo al permitir que una mayor diversidad de personas, con diferentes realidades, participe en la fuerza laboral de la empresa.
Desde que se empezaron a levantar las restricciones por la pandemia, las empresas han ido pivotando de uno a otro modelo laboral en busca de la fórmula perfecta que permita combinar productividad y satisfacción del trabajador.
Aunque todavía hay ciertas reticencias, en casi todas las compañías se ha acabado imponiendo el modelo híbrido en el entorno laboral, con una combinación de 2/3 días en oficina y 2 o 3 días en casa.
El modelo híbrido incluye una alta flexibilidad laboral y permite explotar los beneficios del trabajo remoto y del presencial, consiguiendo un equilibrio perfecto para compañías y empleados. La presencialidad dota a los trabajadores de la cercanía, coordinación y alineación necesaria con la estrategia empresarial y, por su parte, el teletrabajo aumenta su satisfacción laboral, les permite organizarse de manera flexible y aumentar su productividad laboral.
De acuerdo con un estudio de PwC, el 72% de los encuestados que han trabajado a distancia en la pandemia prefieren una forma de trabajo híbrida, que combine lo presencial y lo virtual (el 74% en España).
Un análisis de Gallup confirma que existe una estrecha alineación entre los lugares de trabajo reales y preferidos de los empleados, una realidad que tiende a crear una mejor experiencia para los trabajadores. Cuando los empleados trabajan desde su ubicación deseada, tienden a ser más comprometidos en el trabajo.
Así, el estudio destaca que tres de cada diez trabajadores híbridos abandonarían con alta probabilidad una organización si no se les ofrece al menos cierto grado de flexibilidad remota, y lo mismo ocurre con seis de cada diez trabajadores totalmente remotos.
Sin embargo, para aprovechar realmente las ventajas de la flexibilidad laboral y el trabajo híbrido sin asumir riesgos importantes, es necesario llevar a cabo una planificación que mitigue algunos retos que plantea este modelo.
Ahora bien, ¿cómo organizar el trabajo para no socavar la flexibilidad ni perder productividad? Aquí damos algunas claves que debes tener en cuenta en tu empresa.
Para los flujos de trabajo basados en proyectos, los gerentes deben trazar cuidadosamente las tareas y el cronograma del proyecto y emitir una solicitud anticipada para que los empleados bloqueen un conjunto específico de días para trabajo conjunto y coincidente en el tiempo durante las fases clave del proyecto: inicio, hitos intermedios y finalización.
En el caso de flujos de trabajo menos predecibles, lo más recomendable es realizar una programación en el calendario que pueda responder a necesidades concretas sobre la marcha. Por ejemplo, se espera que todos los jueves los trabajadores estén activos en el proyecto de 10:00 a 14:00 y que los martes se reúnan para comentar avances y resolver fricciones de manera conjunta.
La programación de ciertos puntos de control reduce significativamente la pérdida de procesos y los costos de reinicio de proyectos, especialmente cuando los miembros trabajan en múltiples proyectos.
Cuando los trabajadores compartían la misma ubicación laboral y trabajaban aproximadamente en horarios parecidos, era más sencillo mantener a todos en sintonía con la información transmitida en las reuniones de manera oficial o en los pasillos de manera extraoficial.
La información fluía en mayores cantidades, casi siempre con efectos positivos y en ocasiones con resultados negativos, pero, en cualquier caso, mucho más frecuentemente y de manera natural.
Esto facilitaba, normalmente, que los trabajadores estuvieran alineados con los objetivos empresariales y también con los propósitos del equipo, así como con las metas de un proyecto concreto.
Sin embargo, en un trabajo remoto o híbrido, no siempre resulta sencillo que todos cuenten con la información adecuada y que, a su vez, todos cuenten con la misma información y, por lo tanto, se sitúen en la misma página.
No obstante, existen numerosas herramientas para facilitar el trabajo asíncrono. Los empleados deben utilizarlos y actualizarlos en tiempo real. Es fundamental que cada miembro de un equipo tenga acceso al trabajo en curso.
En entornos híbridos y de trabajo remoto, es probable que el manager tenga dificultades para coordinar a los miembros del equipo y sus aportaciones al proyecto. En estos casos, es posible que los gerentes necesiten reorganizar sus equipos más grandes en sistemas de múltiples equipos de grupos más pequeños, empoderados e interconectados. Estos equipos más pequeños mejoran la flexibilidad y la adaptabilidad.
Por un lado, la división en equipos más pequeños facilita la coordinación y el control. Convertir su equipo de nueve en tres equipos de tres les permite tomar decisiones y facilita que los empleados ayuden a coordinar su trabajo.
Esta reconfiguración reduce los costos de coordinación que tiene que asumir el gerente. A cada empleado solo se le pide que ayude a coordinar con un par de personas más en lugar de con todos los miembros del equipo más grande.
Para la coordinación de estos núcleos de trabajo, el coordinador o gerente puede acudir a herramientas como la matriz RACI que permite determinar responsables, hitos y detalles para cada tarea.
Aunque las prioridades cambien con el tiempo, es importante comunicar las prioridades con frecuencia y claridad para garantizar que el tiempo y los esfuerzos de sus empleados se inviertan bien, sin importar cuándo o dónde estén trabajando.
Si los empleados quieren los beneficios de la flexibilidad, también deberán asumir parte de la responsabilidad que conlleva, como la resolución autónoma de problemas y la provisión y el alcance de los objetivos propuestos en el tiempo indicado.
Para aumentar la flexibilidad de los empleados sin perder productividad, los gerentes deberán repensar las tareas. Sobre todo, para determinar cuáles requieren de trabajo conjunto, cuál debe ser la frecuencia de la presencialidad o qué información se debe compartir y en qué momentos.
Así, podrán designar prioridades y comunicarlas a los equipos y a los trabajadores por tramos, lo que ayudará a la coordinación conjunta y a la consecución de un objetivo común.
Por último, en el caso del trabajo flexible, es fundamental poner el foco en los objetivos y resultados del trabajador. Un trabajador que quiera beneficiarse de las ventajas de la flexibilidad laboral deberá asumir también ciertas responsabilidades que acompañan a este formato.
Su trabajo tendrá que ser autónomo, con capacidad de resolución de problemas y coordinación con el resto de los compañeros, departamentos o entidades que se requiera en el proyecto. Al final, al mánager o gestor no le debe importar el número de horas desempeñadas o el lugar de trabajo, sino conseguir resultados excelentes en el tiempo marcado.
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