3 razones por las que debes compartir archivos en la oficina

El término “trabajar como la vieja escuela” ya no existe. La tecnología y los dispositivos han cambiado la forma en que trabajamos; desde las fábricas, hasta las oficinas de altos edificios.

Sin embargo, lo que permanece igual es la necesidad de colaboración. De hecho, en los mercados cambiantes de hoy, hacer que todos estén en la misma página, con respecto a la información, es crucial. Tener un sistema para compartir y actualizar datos es básico para que las empresas puedan innovar, ser más rentables y estar frente a la competencia.

Pero, ¿cómo mejoras la colaboración y haces que la información sea accesible en tiempo real? Simple, con la administración de documentos en línea. Estas soluciones transforman tu flujo de trabajo, lo que hace más simple y rápido el poder intercambiar ideas e información entre los equipos. Documentos, presentaciones, videos, y otro tipo de archivos que estén guardados en múltiples locaciones pueden ser concentrados en la nube, desde donde puedes acceder, revisar, editar, e imprimir usando cualquier dispositivo.

Cuando tu flujo de trabajo se transforme, tu negocio también lo hará. Compartir documentos mejora la colaboración, incrementa la eficiencia, y da lugar a más productividad. Aquí 3 razones. 

1. Puedes acceder a información, desde cualquier lugar y hora

Hacer que un trabajo en equipo que implique reunir a los colaboradores cara a cara, puede ser poco práctico o imposible; especialmente si tratas con fuerzas de trabajo en distintas áreas o con ubicaciones remotas. La solución de compartir documentos en línea hace que todos puedan opinar y actualizar, sin importar el tamaño del grupo.

Por ejemplo, si subes datos y documentos a una nube, los miembros del equipo pueden acceder e imprimir documentos, sin importar dónde estén. La solución adecuada es una que use un software que integre a equipos multifuncionales; eso significa que los usuarios pueden cargar o descargar fácilmente un archivo, desde el panel de control del equipo. Este nivel de flexibilidad también reduce el tiempo invertido en juntas, ya que los documentos pueden compartirse de forma rápida.

2. Trabajar más rápido

Para poder estar al frente de la competencia, las compañías deben moverse rápido. Compartir información de forma digital es un elemento clave en ésto. Por ejemplo, un jefe de ingeniería trabajando en el terreno de un cliente podrá acceder y revisar documentos desde su smartphone, tan fácil como si estuviera en la oficina. Las decisiones pueden tomarse más rápido, reduciendo el tiempo de comercialización.

Ysi el ingeniero necesita revisar copias impresas, las aplicaciones móviles adecuadas lo conectarán de forma automática con una LAN inalámbrica, permitiendo imprimir desde su móvil, donde sea que esté. 

3. Ahorrar tiempo y recursos

Hacer tiempo para una junta, donde hay paquetes de información, puede consumir mucho tiempo.La administración de documentos en línea reduce el tiempo de preparación. Por ejemplo, si una agencia de gobierno implementa un mecanismo para compartir documentos en línea basado en la nube, ésto permitirá que los usuarios puedan acceder a documentos de distintos sitios y dispositivos.

Lo que permitirá que los participantes accedan a documentos digitales antes de la junta, e imprimirlos si lo desean. Además, esto elimina la necesidad de colaboradores para imprimir, recolectar y distribuir impresiones físicas antes de las juntas. En cambio, pueden tomar ventaja de esas aproximadas 6 horas de preparación y llevarlo a sólo 20 minutos.

Cuando las compañías aportan a que la colaboración sea más fácil para el equipo, también mejora su habilidad para ser más ágil, innovar y estar al frente de la competencia.