Sistema paperless: qué es y beneficios para tu negocio

Anualmente, México tiene un consumo de papel mayor a 500 mil toneladas y solo el 57% se recicla. Se trata de una gran área de oportunidad para reducir el consumo de este recurso en espacios donde se utiliza en grandes volúmenes, como las oficinas. En este artículo te hablaremos del sistema paperless, la mejor solución para el ahorro de recursos y optimización de procesos.

¿Qué es el sistema paperless? 

El paperless es una tendencia que busca reducir el consumo de papel en espacios como oficinas y escuelas por medio de una estrategia integral de digitalización y automatización de procesos que requiere una combinación de hardware y software eficiente.

Por ejemplo, dentro de una oficina híbrida, los colaboradores no se encuentran en la misma ubicación geográfica y sus horarios pueden diferir. Por lo tanto, compartir documentos físicos se vuelve algo complicado. 

No obstante, utilizando una impresora multifuncional (hardware) que cuente con un software de escáner, podrás digitalizar los archivos, asignarles una firma electrónica y subirlos a tu software de gestión de contenidos o enviarlos por correo. De esta manera se resuelve el problema de la distancia, se optimizan procesos de forma segura y, por supuesto, se reduce el uso de papel.  

¿Cuáles son los beneficios del sistema paperless?

Una empresa paperless goza de las siguientes ventajas:

• Ahorro de recursos, además del papel, como tinta, energía eléctrica y espacios físicos de almacenamiento.

• Mayor facilidad para almacenar, consultar y enviar archivos, así como la oportunidad de hacerlo desde cualquier lugar.

• Optimización de procesos, gracias a que la información se encuentra centralizada y puede ser consultada en todo momento. 

• Reducción de tiempos en la realización de tareas.

• Disminución de incidencias y errores.

• Automatización de procesos como el envío de correos electrónicos o facturación. 

• La oportunidad de optar por un sistema remoto o híbrido de trabajo y los beneficios de estos.

• Colaborar en el cuidado del medio ambiente con la reducción de su huella de carbono. 

• Recuperación de la inversión para digitalizar, gracias al aumento de la eficiencia.

• Mayor seguridad para acceder a los documentos, ya que se tiene control de quién los hace, la ubicación y poder delimitarlo. 

¿Cómo incorporar el sistema paperless a mi oficina?

Para lograr reducir el consumo de papel en tu empresa, puedes iniciar con estos pasos: 

1. Identifica cómo es tu actividad de impresión

Inicia conociendo a detalle tu consumo de papel y en qué formatos lo utilizas. Por ejemplo, contratos, memorandos, circulares, etc. Con esta información, determina cuáles archivos son indispensables para continuar imprimiendo y aquellos que pueden ser digitalizados. 

Una vez realizado esto, puedes empezar a clasificar tus archivos y procesos para comenzar a digitalizarlos.

2. Búsqueda y selección de software

Esta etapa se centra en encontrar las mejores herramientas que lleven a tu negocio a la transformación digital, que faciliten tus procesos, el manejo de tus archivos y te ayuden a incorporar el sistema paperless de una forma efectiva. Considera:

• Impresora multifuncional
• Software de impresión móvil
• Sistema de almacenamiento en la nube
• Software de escaneo y firma electrónica
• Antivirus
• Software de gestión de documentos

3. Capacitación de tu personal

Una vez seleccionadas las herramientas ideales para tu negocio, es momento de empezar a implementarlas y, sobre todo, de orientar a tus colaboradores sobre su uso. Comienza hablándoles de los beneficios que tendrán en sus funciones diarias. 

Además de la orientación en el uso de herramientas, es vital dar a conocer entre tu personal la importancia de la ciberseguridad. En soportes digitales, tu información puede estar propensa a ataques de ingeniería social, como el phishing. 

Afortunadamente, esto se evita con buenas prácticas de seguridad cibernética como la selección de contraseñas óptimas, accesos restringidos y el seguimiento de tus conexiones.

Listo, ahora ya conoces los pasos para implementar el sistema paperless en tu empresa. Para ayudarte, en cada etapa cuentas con Kyocera y nuestra amplia gama de dispositivos y soluciones digitales:

• Impresoras multifuncionales

• Software de impresión
  

• Servicio de contenido
  

¡No esperes más! Lleva tu negocio a la transformación digital con el sistema paperless y Kyocera.