KYOCERA Document Solutions
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Los espacios de trabajo se mueven a gran velocidad. Según Deloitte, el 77% de los CEO aseguran que sus planes de transformación digital se han acelerado en 2020. Los espacios de trabajo híbridos, el trabajo remoto y las estrategias digitales se han convertido en prioridades para las empresas sin otra alternativa más que adaptarse o quedarse atrás.
Incluso aquellos negocios que lograron mantenerse a flote durante todo el año ahora están obligados a implementar estrategias de transformación digital que promuevan, a través de modelos de trabajo híbridos, el crecimiento y la resiliencia a largo plazo.
Esto incluye, obviamente, la incorporación de tecnologías y procesos adecuados, pero no únicamente eso. La clave del éxito digital e híbrido pasa también por incorporar a las personas en este proceso de transformación.
Todas y cada una de las voces desempeñan un papel importante en el éxito de la transformación de las empresas. Sin embargo, uno de los mayores retos a los que se enfrenta la transformación digital es precisamente la resistencia de la organización. Los empleados necesitan entender por qué es necesario el cambio, formar parte del viaje y asegurarse de que experimentan los beneficios resultantes (aumento de la productividad laboral, la flexibilidad y la eficiencia).
Entonces, ¿cómo puedes adaptar el entorno y la cultura de tu empresa para que la estrategia de transformación digital tenga éxito? En este artículo describiremos las estrategias que puede seguir para alinear mejor a las personas, los procesos y la tecnología, y así permitir el crecimiento continuo del negocio e impulsar un entorno de trabajo híbrido exitoso en tu empresa.
Al utilizar la experiencia y la tecnología adecuadas, estos lugares de trabajo híbridos brindan la flexibilidad necesaria para prosperar en un mundo en constante cambio.
El punto de partida es la comprensión clara de la visión general de la empresa —para tí y para tus empleados—, especialmente en lo que respecta a cómo sus esfuerzos de transformación digital beneficiará a tu organización híbrida. Por ello, es importante plantearse:
Estas son algunas de las preguntas que hay que abordar para tener una visión clara e inspiradora. Intenta desglosar la visión estratégica y trate de entender cómo cada departamento y empleado puede contribuir y formar parte de este viaje.
Recuerda que las personas estarán más comprometidas si sienten que su trabajo tiene un propósito o un significado.
El siguiente paso es comunicar esta visión a través de todos los canales internos: reuniones, presentaciones, email e intranet.
Es importante entender que en el entorno empresarial actual, los empleados utilizan e interactúan con las tecnologías existentes, para decidir qué necesitan de cara a ser más eficaces. Cualquier cambio o mejora en el espacio de trabajo debe hacer que las personas se sientan más cómodas, útiles y felices en sus puestos.
Antes de invertir en una nueva tecnología o dispositivo, asegúrate de que se integra perfectamente con los sistemas y procesos existentes actuales. Esto facilitará que los miembros del personal puedan aprender a manejar la nueva tecnología y la apliquen en su vida laboral diaria sin retrasos innecesarios.
La clave del éxito digital está en incluir tu organización en el viaje.
El acceso fácil y seguro a la información crítica de la empresa es probablemente el aspecto más importante de una estrategia de transformación digital y de trabajo híbrido. Los empleados necesitan tener un acceso rápido a los datos, archivos y otros documentos para realizar eficazmente sus tareas diarias y colaborar con sus compañeros.
Una solución de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) es una inversión que merece la pena para lograr este objetivo, ya que con ella podrás compartir, utilizar y gestionar todos los datos de tu organización desde varios departamentos en una ubicación centralizada. Los metadatos te ayudarán a cruzar la información y a extraer conclusiones que de otro modo no habrían podido obtener.
El trabajo flexible es el sello distintivo de los espacios de trabajo híbridos. Los empleados deben poseer las herramientas necesarias para estar conectados a la empresa siempre, con accesibilidad permanente a través de un portátil o un móvil. Como se ha mencionado anteriormente, invertir en un proveedor de almacenamiento cloud seguro y estable, es un buen punto de partida.
Sin embargo, si quieres más seguridad, apuesta por implementar una red privada virtual (VPN) para que los trabajadores remotos accedan a la red de la empresa. De esta manera, se garantizará la seguridad de los datos críticos de tu negocio.
Puede llegar a resultar complicado gestionar un proyecto o coordinarse con un equipo formado por empleados presenciales y remotos que trabajan desde diferentes zonas horarias. Para resolverlo opta por mejorar la colaboración dentro de los equipos y asegúrate de impulsar la productividad dentro de tu empresa.
Las herramientas de colaboración como Slack y Basecamp, o las herramientas de videoconferencia como Microsoft Teams, motivan a los empleados a comunicarse con mayor regularidad, a coordinar tareas y a informar sobre los resultados en curso. Estas herramientas pueden ayudarte a supervisar el progreso, así como el rendimiento de los proyectos y los objetivos clave.
Te será mucho más fácil alinear a tu personal, los procesos y la tecnología una vez que hayas implementado las herramientas de colaboración y hayas establecido el modelo de trabajo híbrido. Esta alineación no sólo debería impulsar la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo, sino también crear el entorno que se necesita para adaptarse y tener éxito en la economía digital.
Crea un espacio de trabajo híbrido productivo, seguro y resistente
