Cuatro herramientas necesarias para la gestión de proyectos en remoto

Para las empresas que adoptaron modelos de desempeño remoto, resultan fundamentales, tanto la racionalización de los procesos y la flexibilidad de los equipos, como la producción de un trabajo de calidad y el cumplimiento de los plazos.

Para muchos de nosotros estar fuera de la oficina equivale a estar fuera de nuestra zona de confort. No obstante, tal y como viene sucediendo en la historia de la evolución, necesitamos adaptarnos una vez más. Las variables tradicionales de ‘dónde, cómo y cuándo’ se han alterado para siempre, y ahora la cooperación entre personal que opera desde distintas ubicaciones -pueblos, ciudades, e incluso países- será la nueva norma.

En épocas de discontinuidad, como es la acontecida a causa del COVID-19, las industrias tienden a detenerse. Ahora bien, la interrupción no es homogénea en toda la actividad económica; si atendemos a sectores como el de los medios de comunicación, observaremos que su papel social se ha revalorizado, erigiéndose como herramientas de control del poder, y fuentes de información fiables.

Entre los periodistas y especialistas responsables de publicaciones e investigaciones, se ha hecho evidente la importancia que tienen la tecnología y la colaboración, de cara a agilizar los procesos y aumentar la eficiencia.

De acuerdo con el informe Pulse of the Profession, elaborado por PMI, la comunicación eficaz es el factor de éxito más importante durante el ciclo de vida de la gestión de proyectos. De media, una de cada cinco estrategias de este tipo fracasa debido a la ausencia de comunicación entre el director del propio proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas. 

Equipos y tecnología

¿Qué han de hacer las empresas cuando no es posible reunir a los equipos físicamente para, por ejemplo, una sesión de brainstorming o un seguimiento de progresos? La respuesta está en las herramientas disponibles.

Es cierto que las necesidades de cada equipo son únicas, pero en la actualidad existe una gran cantidad de recursos para proyectos de toda forma y tamaño. En este artículo destacamos las aplicaciones que pueden ayudar a mejorar entornos de trabajo sin papel, y que, lógicamente, encajan con la gestión de proyectos a distancia. 

Las apps para hacer listas de tareas

Permiten reorganizar el trabajo a medida que van cambiando las prioridades, así como asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando son completadas. Al mismo tiempo ofrecen la posibilidad de recibir recordatorios de deadlines y subir y compartir archivos.

Estos softwares están generalmente dotados de una transparencia absoluta que capacita a los managers para monitorizar el progreso, detectar cuellos de botella y abordar frentes problemáticos. Así, los informes ofrecen una visión en tiempo real crucial para los proyectos. Opciones populares de esta categoría son Asana y Trello.

Las aplicaciones de escaneo

Sirven para convertir a digital documentos en papel. A diferencia de la impresión y el envio urgente de los servicios postales tradicionales, estos softwares permiten enviar documentos ya firmados por correo electrónico. De esa forma no solo se consigue mejorar los tiempos de respuesta, sino también la seguridad que rodea al proceso.

Las herramientas de firma electrónica

Permiten rubricar documentos sin tener que pasar por impresión. En la actualidad ya es posible firmar digitalmente la mayoría de documentos. Eso sí, para ello se requiere echar mano de una aplicación capaz de crear y aplicar una firma digital a los archivos. ¿Trabajas a distancia y con agilidad? Ya no tendrás que esperar al envío, ni sufrir los retrasos del servicio de mensajería en momentos de demanda elevada.

Las herramientas para compartir documentos

Representan una alternativa óptima al envío de archivos digitales a través de servicios en la nube, y son especialmente útiles a la hora de manejar grandes carpetas imposibles de enviar por correo electrónico. Esta capacidad de compartir a gran velocidad es esencial en proyectos remotos importantes. Como referentes en este frente destacan Dropbox y Google Drive.

Además de todo lo mencionado previamente, también debemos destacar *herramientas de comunicación* como las conocidas  Zoom y Skype. Con ellas podemos contactar virtualmente con otros miembros del equipo. Con tal disposición, no sorprende que dichos softwares se hayan convertido en piezas clave para garantizar el contacto humano y los lazos de equipo en el teletrabajo.

Conversaciones en grupo, como las que ofrece Microsoft Teams, permiten resolver dudas en cuestión de segundos, así como proporcionar actualizaciones a las partes implicadas. Las herramientas de comunicación pueden suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso en proyectos a distancia.

Trabajando juntos

No cabe duda alguna de que el éxito de los proyectos a distancia y del trabajo remoto en su conjunto, depende en gran medida de la comunicación.En plena era digital, las empresas se enfrentan al reto de aprovechar las nuevas tecnologías para acercar a sus trabajadores, y para superar las distancias físicas.

• Esto marca nuevas diferencias entre aquellos sujetos al cambio de vanguardia, y aquellos obstaculizados por razones culturales o capacitivas.

Solo resistirán el paso del tiempo las empresas que desarrollen un enfoque integral y sostenible para el desempeño remoto. En una era en la que la resistencia al cambio y a las nuevas formas de trabajo sigue suponiendo un problema importante, aquellos que porten una cultura integradora serán los vencedores que obtendrán las recompensas del futuro.