KYOCERA Document Solutions
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¿Alquilar o comprar impresoras? Esa es la cuestión para muchas empresas. El dilema surge habitualmente por cuestiones económicas, puesto que la gestión de los recursos es esencial para que, a largo plazo, haya éxito. Esto lleva a muchos empresarios a preguntarse qué es mejor en casa caso.
Para aclarar las posibles dudas que tengas al respecto, en este artículo desgranaremos las ventajas e inconvenientes del alquiler y la compra de impresoras. Así, podrás descubrir cuál es la alternativa que se ajusta mejor a tu negocio.
Para muchas empresas, la opción más evidente es comprar impresoras. Aunque conlleva un desembolso mayor, la compra te permite disponer del equipo con total libertad y por tiempo indefinido, salvo que sufra algún tipo de avería.
Teniendo en cuenta que, con un mantenimiento óptimo, las impresoras tienen una vida útil muy larga, la compra suele ser más rentable que el alquiler. Y es que, una vez realizado el gasto, dispondrás de un equipo para imprimir todo lo que sea necesario sin tener que realizar ningún gasto adicional, más allá del papel y la tinta.
Entre sus desventajas, destaca el rápido avance de la tecnología, que puede llevar a tu equipo a quedar obsoleto rápidamente. Al tratarse de una adquisición, no tiene sentido renovar las impresoras cada vez que haya modelos más avanzados, puesto que el coste sería demasiado elevado.
Por otra parte, si la impresora sufre algún tipo de daño o avería, al ser tuya tendrás que cargar también con los costes de reparación.
Como ves, optar por la compra de la impresora tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes. En todo caso, si tomas la decisión de adquirir el equipo te recomendamos que lleves a cabo un buen mantenimiento del equipo.
Alquilar ha sido tradicionalmente una opción secundaria, reservada a aquellos que no disponen de capital suficiente para efectuar una compra. Hablamos de impresoras, pero también de propiedades inmobiliarias, coches, etc.
No obstante, parece ser que este hábito de consumo se va imponiendo poco a poco, siendo ahora muchos los que buscan estas opciones de alquiler.
Con las impresoras, también está sucediendo. El alquiler de impresoras o renting de impresoras está ya a la orden del día en muchas empresas, puesto que permite el acceso a un buen equipo sin necesidad de afrontar un gran gasto desde el inicio. Además, gracias al alquiler muchas oficinas pueden optar a impresoras de gama más alta, que no podrían comprar. Pero ¿cómo funciona el alquiler de impresoras? Te lo contamos.
El renting de impresoras funciona como el alquiler de cualquier otro producto, es decir, el cliente (generalmente una empresa) paga una mensualidad por el uso del equipo. A cambio, el negocio del renting instala las impresoras incluyendo normalmente los siguientes servicios:
El contrato de renting se establece normalmente con una duración limitada, y al finalizar el cliente tiene tres opciones: devolver el equipo que ha utilizado y finalizar la relación con la empresa de alquiler; pagar un precio previamente acordado y adquirir definitivamente las impresoras; o, renovar el contrato de renting y, con ello, las impresoras, sustituyendo las actuales por unas nuevas y actualizando la mensualidad.
El alquiler de impresoras tiene muchas ventajas con respecto a la compra. La más notable es la flexibilidad que ofrece, ya que las cuotas a pagar son adaptables a las necesidades de tu negocio. Si la impresión es algo no prioritario en una compañía, no hace falta abonar grandes cuotas, sino contar con un equipo básico con pocas impresiones al mes.
Por supuesto, es ventajoso también no tener que realizar un gran desembolso al inicio. El renting te permite disponer de impresoras sin un gran presupuesto. Además, si tienes la mala suerte de adquirir un equipo que sufra algún tipo de avería, ahorrarás en gastos de mantenimiento pues las reparaciones se incluyen en la cuota.
La única desventaja del renting es la limitación a la hora de imprimir, algo que tendrás que calcular lo mejor posible puesto que, si te pasas del límite, la empresa de alquiler te cobrará un extra más caro por impresión. En caso de tener la necesidad de imprimir mucho, esta opción puede llegar a no ser rentable.
Si tienes dudas acerca de si es mejor alquilar o comprar impresoras, te comentamos cuáles son las cuestiones que debes tener en cuenta para tomar la decisión definitiva:
Lo primero que tienes que valorar es cuánto necesitarás imprimir al mes. Por supuesto, es imposible saberlo con seguridad, pero se trata de estimar algo de forma aproximada.
La compra de una o varias impresoras dependerá enteramente de si cuentas con el presupuesto inicial necesario para ello. Si no tienes lo suficiente ahorrado, la decisión será fácil, pues tendrás que optar por el alquiler.
La mejor forma de saber qué te sale más rentable es calcular el costo de impresión, es decir, a cuánto pagas cada hoja impresa.
Valorando estas tres cuestiones, llegarás fácilmente a la conclusión de si es mejor alquilar o comprar una impresora.
Ahora bien, ¿cómo se calcula el costo por página o CPP? El costo por página no es un cálculo exacto, pero puedes sacar una media aproximada que te ayude a saber cuánto pagarás por cada hoja que imprimas. Necesitas conocer tres datos:
Con estos tres datos, la operación es la siguiente: dividir el precio del cartucho entre el rendimiento por página y sumarle el costo de cada hoja.
CPP = (Precio / rendimiento por página) + costo de cada hoja
Si el precio del cartucho son 15€, el rendimiento por página es de 150 (páginas impresas con un cartucho) y el costo cada hoja te cuesta 0,02€, la fórmula quedaría de la siguiente forma:
CPP = (15/150) + 0,02 = 0,12€
Estarías pagando aproximadamente 12 céntimos por página impresa. Con el renting, es mucho más sencillo, ya que la propia empresa te indica el CPP. Así, podrás hacerte una idea más aproximada de si merece más la pena alquilar o comprar las impresoras.
En términos generales, la mejor opción para las empresas suele ser el alquiler o renting, puesto que no requiere un desembolso inicial y, además, nos permite unificar todos los gastos de mantenimiento, impresión, etc., que genere la impresora. Esto facilita saber el dinero exacto que dedicamos a este recurso de oficina.
Con la compra, por otro lado, el equipo es enteramente tuyo, algo que a priori no es muy importante para una empresa salvo, eso sí, que las necesidades de impresión sean muy, muy elevadas.
En definitiva, recomendaríamos la compra solamente a aquellos negocios que vayan a imprimir una gran cantidad de documentación y, además, dispongan del capital suficiente para comprar un buen equipo. Si, por ejemplo, las impresiones se van a rentabilizar, como sucedería con un negocio de reprografía, sin duda la compra de un buen equipo es la mejor opción.
Para todas las demás, quizás sea preferible optar por una buena alternativa de alquiler de impresoras, gracias a la que podrás acceder a un buen equipo sin necesidad de un gran desembolso. Lo mejor del alquiler es su flexibilidad, ya que puedes ajustar la cuota a aquello que puedas pagar cómodamente, obteniendo el servicio de impresión que necesites.
Si imprimes grandes cantidades de documentación, en Kyocera tenemos un amplio catálogo de impresoras y soluciones documentales que te ayudarán a optimizar tus flujos de trabajo y reducir costos.