KYOCERA Document Solutions
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Los directivos de las empresas buscan nuevas formas de reducir sus gastos a la hora de invertir en infraestructuras como las impresoras, debido al aumento generalizado de los costos.
La demanda de tecnologías fiables para ahorrar dinero y ser más eficientes a largo plazo nunca había sido tan elevada. De ahí la importancia entre los directivos de las empresas y otros responsables de calcular el TCO de una impresora.
Los modelos empresariales tradicionales se han quedado obsoletos. Por eso, cada vez son más las organizaciones que apuestan por los entornos de trabajo híbridos y flexibles. Sin embargo, estos cambios también plantean nuevas preocupaciones sobre seguridad y productividad, por lo que las empresas necesitarán nuevas herramientas para poder afrontarlas. De lo contrario, si una compañía se estanca y no invierte en nuevos dispositivos, corre el riesgo de quedar un paso por detrás de sus competidores. Por eso, el TCO es clave a la hora de invertir en nuevas tecnologías, como los dispositivos de impresión adaptables al trabajo híbrido.
El concepto de "TCO" se refiere al Costo Total de Propiedad de un dispositivo. En el caso de las impresoras, no solo incluye el costo inicial de adquisición del hardware, sino también los gastos necesarios para que el dispositivo funcione. Estos gastos incorporan consumibles como cartuchos de tinta, papel y tóner, consumo de energía, mantenimiento de la impresora e intervención del usuario. Además, el TCO de una impresora puede ayudar a mejorar la relación calidad-precio si se incorpora un software para optimizar la productividad y agilizar los flujos de trabajo.
La impresora es una inversión, por lo que debes calcular su TCO para prever gastos en el futuro. No obstante, conocer el costo de adquisición de este dispositivo no es suficiente para que tus compradores sepan cuáles serán los gastos y beneficios de la impresora durante su ciclo de vida.
El precio es uno de los factores principales a tener en cuenta a la hora de elegir una impresora económica. Estos pueden variar mucho en función de las funcionalidades del dispositivo. Aquí deberás evaluar tus flujos de trabajo y las tareas que sueles realizar. Por ejemplo, las impresoras A3 tendrán un precio más elevado que las A4, pero su precio de compra será una inversión necesaria si tus flujos de trabajo requieren imprimir y copiar grandes volúmenes de documentos.
El tipo de impresora que elijas también dependerá de la dinámica de tu oficina, ya sea un modelo de trabajo híbrido o tradicional. Para los trabajadores que operen a distancia, una impresora A4 compacta garantizará un TCO más razonable debido a su tamaño reducido, mientras que los empresarios que realicen operaciones de forma presencial tendrán una mayor flexibilidad en cuanto al tamaño del dispositivo. También podrán beneficiarse de las economías de escala si imprimen grandes volúmenes.
Además del precio de compra, un componente fundamental del TCO de una impresora son los gastos de impresión diarios. Parte del costo de funcionamiento de la impresora son los consumibles necesarios para la producción del dispositivo, como el tóner, los cartuchos de tinta y el papel. Por tanto, tendrás que elegir un equipo con consumibles de calidad.
Asimismo, deberás tener en cuenta el mantenimiento y las reparaciones que necesitará tu dispositivo a lo largo de su ciclo de vida. Para que el mantenimiento sea el mínimo posible, te recomendamos optar por impresoras de calidad probada. De hecho, los equipos con menos piezas necesitan, lógicamente, menos reparaciones. Y esto a su vez es sinónimo de continuidad en el negocio. Lo que es positivo tanto para la productividad como para el TCO de la impresora.
El consumo de energía de tu dispositivo es otro factormenos conocido pero que también debes considerar. Con la gama ECOSYS de Kyocera, por ejemplo, podrás beneficiarse de una impresión de alta calidad con un menor consumo energético y un impacto medioambiental más controlado.
Una impresora con un buen TCO también incluirá soluciones de software que te permitirán recuperar el control de tus costos de impresión y reforzar la seguridad de tus dispositivos.
Por ejemplo, soluciones como MyQ otorgan a los usuarios un mayor control sobre su producción, ya que con ella pueden reducir los residuos gracias al sistema Follow Me que restringe los trabajos a registro previo. Con este software, los propietarios evitarán que los documentos sin utilizar se queden en la impresora, reduciendo el consumo de energía y el uso innecesario de papel y tinta, además de evitar brechas de seguridad con datos confidenciales.
Si lo que buscas es reducir el TCO de tu dispositivo, nosotros te recomendamos apostar por la fiabilidad y la calidad. Recuerda que seguridad aquí es sinónimo a ahorro. Los dispositivos compactos de Kyocera ofrecen la combinación perfecta de calidad y eficiencia energética. Súmalos a las soluciones de software de impresión para trabajar con mayor rapidez y reducir costos a largo plazo. Si buscas soluciones documentales rentables que se adapten perfectamente a tus flujos de trabajo actuales, Kyocera puede ayudarte.