Una de las claves para la administración y gestión de empresas es encontrar alianzas con otras empresas y entidades que consigan mejorar productos y procesos, ayudando al crecimiento de la compañía.
En ese proceso es importante la cooperación y el aprovechamiento de sinergias, pero también la externalización de aquellos servicios especializados que permitan a la empresa centrarse en las tareas de mayor valor añadido.
Para ello es importante contar con servicios gestionados de impresión o Managed Print Services (MPS), programas dedicados a la optimización de flotillas de equipos de impresión de distintos tamaños.
Se trata de servicios integrales adaptables al tamaño y requerimientos específicos de la empresa. Por eso, lo primero que tendrá que hacer un buen MPS es una evaluación sobre el estado actual de una empresa y una identificación de sus áreas de oportunidad.
A partir de aquí, los Servicios de Gestión de Impresión determinan las mejores soluciones para cada compañía, de manera que reduzcan costos de impresión de forma eficaz y puedan optimizar el tiempo de actividad de los dispositivos.
En definitiva, como veremos a continuación, el servicio gestionado de impresión permite aumentar la productividad de la empresa y consigue hacer más adecuada la gestión de documentos.
Contratar un servicio de gestión de impresión para tu empresa supone un paso adelante para liberar recursos hacia tareas más productivas. Además, tiene numerosas ventajas como:
Un servicio gestionado de impresión ayuda a optimizar procesos operativos en la empresa y a aumentar su rentabilidad. Su gestión profesional permite realizar un uso de recursos eficiente e inteligente, respondiendo a una estrategia integrada en la empresa.
La contratación de un servicio gestionado de impresión permitirá ahorrar costos a la empresa, dado que se realizarán los trabajos de una manera eficiente y por una tarifa mensual o anual determinada. Esto permitirá acceder a economías de escala y conseguir una gestión integral e integrada de la documentación de la empresa.
El servicio gestionado de impresión proporciona una flexibilidad muy valiosa a la empresa, ya que accederá a mayores o menores servicios en función de sus necesidades.
Los servicios gestionados de impresión ofrecen soluciones a medida para que la empresa pueda redimensionar sus capacidades y necesidades, de manera que no se desperdicien recursos.
Con un servicio gestionado de impresión, la empresa puede centrarse en la producción, gestión comercial y otras tareas de valor añadido para el negocio.
Sin embargo, todas estas ventajas solo se materializarán si tu empresa es capaz de identificar al proveedor adecuado. En ocasiones, elegir erróneamente el servicio gestionado de impresión es contraproducente y lleva a mayores costos y mayor ineficiencia en la empresa.
Por eso, es fundamental que dediques el tiempo necesario para analizar varios proveedores, comparar sus ofertas, analizar sus servicios y decidir cuál es el más adecuado para tu negocio.
Estos son los principales criterios a tener en cuenta para decidir qué servicio gestionado de impresión es mejor para tu negocio:
La empresa que proporcione los servicios gestionados de impresión debe tener la capacidad de analizar las necesidades de la empresa y sacar conclusiones claras. De esta forma, podrá racionalizar sus necesidades reales y encontrar oportunidades de mejora que conduzcan a una optimización plena del proceso.
El proveedor de servicios gestionados de impresión debe tener la capacidad de cubrir todas las necesidades de la empresa en la impresión y gestión documental. Es decir, la firma que ofrece los servicios de impresión gestionada debe cubrir totalmente las necesidades empresariales.
La empresa proveedora de estos servicios debe contar con personal especializado en la gestión de documentos. Este servicio debe incluir un soporte dedicado a apoyar a la empresa en cualquier momento que lo necesite.
El personal de soporte evitará incertidumbres y prácticas inadecuadas que puedan conducir a consecuencias negativas en el manejo y la gestión de equipos y documentos.
Ante cualquier error o imprevisto, la empresa proveedora debe disponer de planes de contingencia para que el servicio proporcionado no se pare en ningún momento y mantenga unos mínimos estándares de calidad.
Los equipos de impresión multifuncionales son vitales para las actividades cotidianas de una empresa. Por eso, ante errores, mal funcionamiento de un dispositivo o cualquier otra situación imprevista esta protección es fundamental.
El servicio de gestión de impresión debe poder evitar cualquier tipo de situación imprevista, dado que si los equipos manifiestan problemas o su mantenimiento toma más tiempo de lo esperado, es posible disponer de otra máquina.
Los servicios gestionados son una vía perfecta para implementar una estrategia completa de soluciones avanzadas, incluyendo impresión móvil, fiscalización, control y seguridad de los dispositivos de impresión. En Kyocera te ofrecemos siempre soluciones propias para resolver cualquier incidencia que tengas con tus equipos de impresión.
El trabajo en la gestión de impresión debe ser transparente para el cliente. De hecho, el proveedor de estos servicios debe hacer partícipe a la dirección de la empresa, o a un interlocutor válido, de los avances y retrocesos en la gestión documental y de impresión. Por eso, debe realizar informes periódicos e incluir un servicio de asesoramiento claro y sencillo siempre que la empresa cliente lo necesite.
El servicio gestionado de impresión debe proporcionarse por una empresa que cumpla con los principales estándares de calidad. Sin embargo, eso no implica que no haya espacio para la innovación, sino que debes valorar empresas que consigan dar soluciones innovadoras a los problemas empresariales.
Contar con un servicio gestionado de impresión dota de mayor seguridad e integridad a todo el proceso documental. Debes asegurarte de que la empresa es confiable y tiene experiencia en la gestión de servicios de impresión.
En Kyocera estamos orgullosos de ser reconocidos por nuestros Servicios de Gestión de Impresión. Recientemente la plataforma de evaluación y calificación Gartner Peer Insights nos reconoció en su informe Voice of the Customer como el Servicio de Gestión de Impresión mejor evaluado en el sector.
Voice of the Customer se trata de un documento que recoge un total de 408 valoraciones sobre el mercado digital de los MPS en los últimos 12 meses. Con una calificación de 4.9 de 5 estrellas posibles, en Kyocera reafirmamos nuestro enfoque centrado en la satisfacción y cumplimiento con el cliente aplicado a nuestros Servicios de Gestión de Impresión (MPS).
Podemos decir con orgullo que el reporte nos evalúa con las mejores calificaciones en rubros como capacidades de servicio (4.8 de 5); evaluación y contratación (4.8); planificación y transición (4.8); y entrega y ejecución (4.7).
Gracias a nuestra dedicación y esmero, nuestros Servicios de Gestión de Impresión han sido consideradas como las opciones más flexibles y escalables, las mejores para ayudar al consumidor a identificar la mejor estrategia; y aquellas que brindan soluciones idóneas en el momento y lugar adecuados. ¡Y el 96% de nuestros clientes recomendarían nuestros MPS a otras personas!
Ahora que sabes qué son los Servicios de Gestión de Impresión y por qué son tan importantes para las empresas, por fin ha llegado el momento de que transformes tu negocio con la ayuda de Kyocera.