KYOCERA Document Solutions
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No puedes mejorar algo si no sabes qué es lo que está dañado. Antes de elegir un nuevo asesor de soluciones administrativas, es necesario hacer un análisis de tu compañía y así tomar la decisión correcta.
Esta inversión a largo plazo va más allá del dinero, es acerca de los resultados que deseas obtener a nivel organizacional. Por ello, no escatimes en el tiempo que te tomarás para evaluar todos los aspectos de tu nuevo proveedor.
Sin embargo, debes saber qué aspectos tomar en cuenta para elegir a tu nuevo aliado.Te compartimos una sencilla guía para tomar tu decisión, cabe destacar, que está sujeta a los cambios que creas pertinentes para el tamaño de tu empresa o la industria a la que perteneces.
Como solemos mencionar en Kyocera, ningún proceso o criterio de selección es universal para todas las empresas. Pero en este punto toda ayuda es vital para no errar en la toma de decisiones.
Cuando te acercas a una empresa que ofrece soluciones administrativas, necesitas estar atento a la información que solicitan. Como aspecto fundamental, si estamos hablando de un asesor listo para cumplir la tarea, deberá solicitar información sobre tu empresa o en el mejor de los casos, ofrecerse a realizar un diagnóstico.
No podrán resolver tus problemas administrativos si no conocen qué necesitas y por qué. Muchos asesores se dedican a vender sus servicios, sin primero hacer un verdadero trabajo de asesoramiento, lo que puede terminar en la contratación innecesaria de soluciones.
Las empresas asesoras que trabajan a ciegas (sin diagnóstico), te harán arrepentirte de la inversión y no serán capaces de cumplir tus objetivos. Por ello, siempre incluye en tu lista de requisitos que la empresa tome en cuenta conocer tus procesos, fortalezas y debilidades.
Para confiar en un asesor de soluciones administrativas, debe poder cumplir objetivos medibles. Es decir, comprometerse a medir la efectividad de su servicio en un período de tiempo determinado. Esto, se puede lograr con un seguimiento apropiado a sus clientes, lo que significa que no solo te brindará la solución y se despedirá; al contrario, parte de su servicio es evaluar de forma constante cómo están funcionando sus soluciones en tu empresa.
¿Qué beneficios medibles estás obteniendo? Esta es la pregunta importante de realizar luego de contratar un servicio, o implementar una nueva solución. Es la única forma de saber si la inversión está generando un retorno.
La comunicación efectiva es la clave en una atención al cliente de calidad.
Las empresas que brindan soluciones administrativas o empresariales, deben ser flexibles y capaces de adaptar sus servicios a las necesidades de sus clientes. Esto, no significa que deben inventar una nueva solución exclusiva para tu empresa, sino que sus soluciones puedan modificarse lo suficiente para cumplir con lo que necesita la compañía.
Su metodología de trabajo debe ser abierta y receptora a cambios, porque cada problema tiene sus características y es necesario que las soluciones se puedan personalizar para resolverlo.
También investiga sobre la experiencia que poseen con distintas industrias, explora si han podido trabajar en distintos contextos y brindar soluciones a problemáticas complejas. Esto, te dará una idea de su flexibilidad y poder de adaptación.
Nuestra orientación sobre las últimas tendencias de la industria es esencial para prepararse para el crecimiento.
Puedes estar preguntándote “¿Cómo voy a descubrirlo?” A pesar de lo ambiguo que puede ser, lo sabrás desde el primer contacto que tengas con la empresa. Debes identificar si están dando el debido seguimiento a tu proceso de compra, medir cuánto tiempo se toman en responder tus inquietudes y cuáles son los canales de comunicación que utilizan.
No se trata de ir a sus oficinas y ver todos los procesos internos, pero existen señales que pueden hablarte sobre su efectividad de comunicación. Por ejemplo, si todos los asistentes a la reunión manejan la misma información hacia el cliente, o si envían memoria de reunión.
Antes de saber si un precio es justo, debes hacer una investigación de las tarifas en el mercado, siempre cotiza con distintas empresas para monitorear cuánto vale lo que pides. Una vez que tengas una idea de los precios, será posible reconocer una oferta demasiado cara o una justa. Así mismo, no olvides que lo barato puede salir caro.
Antes de irte por el presupuesto más accesible, evalúa todos los puntos abordados antes, no dejes que un precio comprometa los resultados que deseas lograr.
