KYOCERA Document Solutions
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La administración de datos es parte del trabajo de cualquier empresa, ya sean confidenciales o públicos. Sin importar la industria, se necesita manejar información y no es tan fácil como suena. Se trata de mantener archivos ordenados, seguros y disponibles en todo momento.
Encontrar herramientas que te ayuden a gestionar estos datos es fundamental, ya que te permiten tener un mejor desempeño con tu cliente. De igual forma, se puede lograr un mejor rendimiento entre tus colaboradores, porque al mejorar la gestión de datos, ellos podrán hacer un mejor trabajo.
Te damos algunas recomendaciones para lograrlo.
Tener una plataforma de gestión digital es primordial para tener toda la información en un solo lugar. Ahí puedes saber el estado de tus contactos y su evolución. Así mismo, es una forma de dar seguimiento a la productividad de tu equipo y darte cuenta del cumplimiento de objetivos.
En este caso, la base de datos de tus clientes se irá alimentando con toda acción que realicen ellos o tus colaboradores. Te permite mantener actualizados todos los datos y administrarlos cuando quieras.
No es lo mismo darle seguimiento al desarrollo de tus clientes guardando sus datos, que almacenar archivos de alta sensibilidad o permanentes. Usualmente, se guardaría en un cuarto con miles de cajones para almacenar esos papeles, pero eso significa tomar una parte de tu oficina y contratar personal solo para ordenar y localizarlos.
También, se gasta demasiado tiempo buscando en cada cajón el documento que necesitas, a pesar de que estén ordenados de forma adecuada. Es un tiempo que significa un desperdicio de dinero para tu empresa y el desgaste de tus trabajadores.
Mientras si digitalizas tu empresa y guardas la información de clientes (y compañía) en un servicio de nube, se hará mucho más fácil archivar datos de clientes y acceder a ellos sin perder tiempo ni recursos. Además, puedes regular los accesos de los colaboradores a cada archivo y de esta manera se mantendrá segura tu información.
Al utilizar la experiencia y la tecnología adecuadas, estos lugares de trabajo híbridos brindan la flexibilidad necesaria para prosperar en un mundo en constante cambio.
Si bien tener tus archivos en la nube aporta a la gestión de datos de tus clientes, no puedes olvidar ponerle atención a la organización de estos. Si tienes los datos digitalizados, pero no están ordenados de forma correcta, lo único que harás es perderlos o gastar demasiado tiempo en encontrarlos. Igual a que si los tuvieras en cajones.
Así que busca consejos para ordenar tus documentos en la nube y capacita a todo tu equipo para que lo hagan de forma correcta. Hacer esto, te ahorrará más que tiempo, también aportará a que tus clientes se sientan más seguros contigo y te hará diferenciarte de la competencia.
Aunque la nube es segura, todavía debes tomar medidas de seguridad digitales para no exponer la información de tu empresa y clientes.
Una de estas medidas de seguridad es hacer un respaldo constante en un disco duro, ya que cualquier falla del sistema puede parcialmente exponer o borrar la información. Aunque sea poco probable que suceda, lo mejor es hacerlo.
Los datos son el futuro de la tecnología, se dice que para el futuro será el valor más grande para las compañías, así que utiliza todas las herramientas a tu disposición para recopilar y gestionar de forma efectiva esta información y úsala a tu favor.
