KYOCERA Document Solutions
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Desde las actividades más complejas hasta las labores cotidianas, como la administración de documentos, las empresas deben de contar con controles y organización precisa que asegure su cumplimiento y buen funcionamiento. Y es que cada una de ellas aporta algo que mantiene a las empresas de forma óptima y sin problemas.
En esta ocasión, te vamos a hablar de la administración de documentos, una de las actividades que, en ocasiones, es pasada por alto, ignorando su importancia para la seguridad y eficiencia de las organizaciones, públicas así como privadas.
Comencemos por lo básico y expliquemos en qué consiste esta actividad. Como su nombre deja muy en claro, se trata de los métodos y sistemas de planeación y control de la información impresa de una institución, empresa u organización.
La administración de documentos comprende desde la impresión (quién y qué documentos se pueden imprimir), el almacenamiento (bajo qué criterios se archivarán) y hasta el resguardo (quién y cuándo puede acceder a los documentos) de la información sensible de una empresa.
A pesar de la digitalización de los procesos de muchas empresas, los documentos impresos aún son utilizados y son de mucha utilidad, pues representan una prueba inalterable de la información que contienen. A continuación te mostramos las etapas por las que un documento pasa:
1. Planeación
2. Creación
3. Distribución
4. Lectura/Uso
5. Organización
6. Archivo
7. Conservación
8. Consulta
9. Ponderación
10. Resguardo o eliminación
Como lo adelantamos, la importancia de la administración de documentos físicos se relaciona estrechamente con la seguridad y eficiencia de las organizaciones.
Por sí solos, los documentos son fuentes que resguardan de forma inalterable su contenido; se tratan de fuentes fidedignas que expresan de forma específica los eventos, acciones, operaciones y compromisos elaborados en un determinado tiempo y acordado entre las partes involucradas.
Al contener tan sensible e integral información para las operaciones de una empresa, los documentos no pueden dejarse al alcance de todos o eliminarse sin miramientos. En muchas ocasiones, los registros contienen firmas, datos personales o confidenciales que es necesario conservar y resguardar para futuras referencias.
Para garantizar la seguridad, se debe contar con un sistema claro y ordenado para archivar y acceder a ellos. Asimismo, es indispensable especificar quién puede acceder a dichos documentos y qué privilegios tiene, si sólo puede consultarlos en las instalaciones o puede sacarlos de ellas.
La administración de documentos también considera la eliminación segura y apropiada de los mismos cuando ya han agotado su vida útil. El ciclo de vida de un documento dependerá de su naturaleza (puede ser financiera, administrativa, de salubridad, institucional, de recursos humanos, etc.) y su importancia (puede clasificarse en baja, media y alta).
A los documentos cuya vigencia ha expirado o que ya no cumplen con su función se les llama “archivo muerto”. Aunque hay archivos que pueden eliminarse con cierta facilidad, como curriculums descartados, existen otros cuya vigencia puede extenderse, como formatos gubernamentales.
Es por ello que antes de considerar un documento como “archivo muerto” debe pasar por una ponderación rigurosa sobre si han cumplido o no con su propósito o si resultará de utilidad en un futuro.
Si un archivo es considerado “muerto”, su eliminación debe realizarse mediante procedimientos que aseguren la protección de datos personales e información sensible, a fin de evitar su mal uso. Para ello, es posible contar con la ayuda de terceros expertos en la destrucción de documentación, pero también las empresas pueden contar con protocolos rigurosos.
Así como la administración de documentos considera el final de los mismos, también debe atender la creación de los mismos, como vimos en sus etapas. Consecuentemente, es importante contar con Servicios de Gestión de Impresión adecuados.
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Como podrás darte cuenta, contar con Servicios de Gestión de Impresión es importante para cualquier empresa. En Kyocera nos enorgullecemos de ser reconocidos por nuestros MPS, pues recientemente Gartner Peer Insights, la plataforma de evaluación y calificación, nos califica en su informe Voice of the Customer como el Servicio de Gestión de Impresión mejor evaluado en el sector.
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Desde el inicio, con Servicios de Gestión de Impresión adecuados, hasta el fin, al procurar su correcta eliminación, la administración de documentos es parte esencial de la seguridad de la información de una empresa.
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