KYOCERA Document Solutions
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En el mundo empresarial sigue siendo muy necesario contar con impresoras, a pesar de la digitalización. Los nuevos dispositivos como tablets y smartphones te permiten ahorrar papel, sin duda, pero no así que dejes de necesitarlo completamente. Por eso, toda empresa que utilice papel debe contar con un buen equipo de impresión.
Ante esta necesidad suelen surgir dudas acerca del modelo ideal, y entre ellas, una de las más habituales es si optar por una impresora láser color o blanco y negro: ¿cuál elegir para un negocio? Aunque dependerá de cada empresa, vamos a ofrecerte una información que te ayudará a tomar la mejor decisión.
La elección entre una impresora láser a color y una que imprima en blanco y negro, depende de varios factores. El más importante es el tipo de negocio. Uno que necesite imprimir documentos administrativos como facturas, recibos, contratos, nóminas, etc., no tiene por qué invertir en una opción a color. Si lo necesita puntualmente, puede acudir a una copistería.
Por el contrario, una empresa que tenga, por ejemplo, un departamento de diseño, de marketing, etc., sí puede necesitar una impresora a color para ciertas presentaciones, proyectos o, en definitiva, documentos que requieran una gama cromática amplia.
Otro factor relevante es el precio. Las impresiones a color son más caras que en blanco y negro, y aunque es probable que necesites las primeras, también deberás valorar si se ajusta a tu presupuesto.
Cuando hablamos de precio, no nos referimos únicamente a lo que cueste el equipo y, de hecho, no es lo más relevante. Realizar un gasto un poco más elevado en una impresora láser a color merecerá la pena si la usas habitualmente, de modo que la amortizarás muy rápido. Lo que cabe tener en cuenta, es el costo de impresión.
Los tóneres o cartuchos de tinta a color (dependiendo de si la impresora es láser o de tinta), son más caros que sus homólogos en blanco y negro, y es ahí donde debes hacer números. Valora si te resulta rentable imprimir a color habitualmente y hasta qué punto es necesario que lo hagas.
Por último, otro de los factores más relevantes para valorar si elegir una impresora a color o blanco y negro es la eficiencia. Las impresoras en blanco y negro suelen ser más rápidas y eficientes puesto que no mezclan colores a la hora de imprimir. Por lo tanto, si la necesidad principal de tu negocio es imprimir mucho y rápido, puede que esta opción te interese más.
Las impresoras en blanco y negro, así como a color, pueden ser de tinta o láser. En este caso, vamos a centrarnos en hablar de las de sistema láser puesto que son las más comunes en el ámbito empresarial. De hecho, las de láser monocromo son las más vendidas del mundo, debido a sus características.
Las impresoras láser funcionan con tóner, es decir, un polvo compuesto por pigmentos y plástico que se funde en el papel al imprimir. Aunque son más caras que las de tinta, la ventaja principal es que puedes pasar tiempo sin usarlas sin miedo a que se sequen y tengas que cambiar el cartucho. Además, son más eficientes por lo que, a la larga, te permiten ahorrar.
Así pues, las impresoras láser monocromo se caracterizan por:
Las impresoras láser a color funcionan como las monocromo con la única diferencia de que utilizan tóneres con pigmentos de color. De este modo, mezclan los pigmentos necesarios para obtener la gama cromática de la imagen que se va a imprimir.
Si tu tipo de negocio requiere impresiones a color a menudo, obviamente es preferible una impresora láser a color que en blanco y negro. No obstante, tendrás que decidir también si te conviene más el sistema a color o el de tinta, pues en este caso puede que el segundo te interese más.
La tinta, en este caso, suele dar resultados de una calidad superior al láser a nivel de color. Por lo tanto, para imprimir fotografías es preferible optar por esta alternativa. Ahora bien, si únicamente necesitas el color para impresiones sencillas de diseño, marketing o cuestiones similares, la impresora láser será más eficiente.
La impresora láser a color se caracteriza por:
La duda principal que pretendemos resolver en este artículo es si es mejor imprimir en blanco y negro o color, pero ¿y si te dijéramos que no es necesario que elijas?
La tecnología, afortunadamente, ha evolucionado tanto que nos permite contar con opciones para todos los gustos y necesidades, también en el ámbito de las impresoras. Por ello, existen las impresoras láser multifunción, que te permite aunar dos alternativas en una.
Estos equipos cuentan con una función de impresión en blanco y negro, así como una función de impresión en color. De hecho, cuando una empresa necesita imprimirá color, es más habitual que opte por un dispositivo multifunción que uno exclusivamente a color.
La ventaja principal de las impresoras multifunción, evidentemente, es que te dan las dos opciones de impresión en un único equipo, por lo que ahorrarás dinero y espacio a largo plazo.
Es cierto que la inversión inicial debe ser algo mayor, y también que los equipos son más grandes, pero una vez amortizadas merecen la pena ya que con ellas cubres tus necesidades sin tener que contar necesariamente con dos dispositivos.
En definitiva, para aquellos que duden entre elegir impresoras láser a color o blanco y negro, pero necesiten ambas para imprimir sus documentos, las impresoras multifunción son una alternativa perfecta si se cuenta con el presupuesto adecuado.
Llegados a este punto, esperamos que la información compartida te ayude a tomar la mejor decisión para tu empresa. No obstante, si sigues teniendo alguna duda al respecto, vamos a explicarte paso a paso cómo elegir la mejor impresora:
¿Qué tipo de documentos necesitas imprimir? ¿cuántas páginas al mes? Estos dos factores te ayudarán a determinar qué modelo de impresora es el ideal para tu negocio. Si imprimes más de 5.000 páginas al año, la opción de impresora láser monocromo estaría más que amortizada.
Elabora un presupuesto de gastos para tu empresa en función de los ingresos que hayas obtenido o estimes obtener. Dependiendo de la importancia de imprimir para tu empresa, establece el presupuesto destinado a la compra de una impresora, así como al papel, cartuchos o tóneres y mantenimiento.
Por ejemplo, si tu negocio es una gestoría e imprimes más de 5.000 páginas anuales, es obvio que la opción blanco y negro es la mejor. Si, por el contrario, te dedicas al marketing y tu trabajo depende de entregar propuestas a color a tus clientes, es mejor una impresora láser a color.
En conclusión, elegir entre una impresora láser a color o blanco y negro para tu negocio depende enteramente de tus necesidades específicas. Para poner en orden tus prioridades te aconsejamos elaborar primero una lista de necesidades y después un presupuesto, con lo que podrás decidirte rápidamente.
Recuerda no dejar de lado otras cuestiones como el espacio disponible o la necesidad de eficiencia, ya que ignorarlas podría llevarte a tomar la decisión equivocada. En todo caso, debe quedarte claro que ninguna de las dos impresoras es mejor que otra, sino que se adapta de mejor o peor forma a los servicios que tu empresa necesite.
En definitiva, dedicar cierto tiempo a escoger la mejor impresora es, sin lugar a duda, una inversión en sí misma, que te permitirá optimizar ciertas tareas de tu negocio para obtener los mejores resultados.
Si tienes cualquier duda, en Kyocera te la resolvemos. Deja que uno de nuestros expertos te ayude a elegir la impresora o el equipo multifunción que mejor se ajuste a las necesidades de tu negocio.