Por qué necesitas un ERP para tu negocio

En Kyocera ayudamos a los negocios a obtener las mejores herramientas, no sólo de impresión, sino también para mejorar la productividad. Esto incluye, como es lógico, impresoras de última generación que permitan obtener buen rendimiento, pero también otras cosas como softwares empresariales que sirvan para que las tareas en cualquier empresa sean más fáciles y rápidas.

En este artículo te explicaremos por qué necesitas un ERP para tu negocio, empezando por aclarar exactamente qué es y qué funciones brinda a las empresas. Sigue leyendo, y descubre qué es exactamente este sistema de gestión empresarial que mejorará todas las áreas de tu negocio.

Qué es un ERP

Un ERP, como adelantábamos en la introducción, es un sistema moderno de gestión empresarial. Los softwares ERP son soluciones que sirven para optimizar la organización de todos los departamentos en un negocio, es decir, finanzas, contabilidad, recursos humanos, facturación, ventas, marketing, logística y largo etcétera.

Y tal vez te preguntes: ¿cómo es posible que un mismo programa pueda controlar tantas áreas distintas? Lo cierto es que se trata de un programa que está compuesto por varios módulos, cada uno de los cuáles ofrece distintas herramientas y funciones.

Por ejemplo, si instalas un software ERP en los dispositivos de tu empresa, el departamento de logística tendrá unas herramientas concretas y el de ventas, tendrá otras.

Si pensamos en el inventario de una empresa, un software ERP puede ayudarte a controlarlo mejor calculando el stock disponible y avisando de aquellos artículos con pocas existencias, o incluso automatizando los nuevos pedidos antes de que se termine algo concreto para evitar retrasos en las ventas.

En otro departamento como el de recursos humanos, generalmente un software ERP permite digitalizar todo lo relacionado con los documentos, así como facilitar la creación y envío de contratos, lo que permite que las tareas asignadas a los trabajadores se completen de una forma mucho más rápida.

En definitiva, los ERP son programas diseñados para automatizar determinadas tareas para, finalmente, hacer que tu negocio sea más productivo. La cuestión ahora es: ¿necesitan todas las empresas un ERP o sólo aquellas grandes que tengan muchos departamentos?

Mi negocio es pequeño: ¿necesito un ERP?

Es bastante común que los negocios pequeños o medianos se hagan este tipo de pregunta. A veces, son sólo una o dos personas las que están al frente de todo, ya sea estrategias de marketing, de ventas, recursos humanos y todo lo que tenga que ver con la dirección de una empresa.

En ese caso, ¿por qué haría falta un ERP? ¿Por qué invertir en un software de gestión costoso cuando el negocio no tiene departamentos divididos?

Estas dudas contienen dos mitos que debemos despejar. El primero, es el costo de un software de gestión. Hay ERPs que sí requieren una inversión inicial alta, pero otros se adaptan a las necesidades de los negocios pequeños y, por tanto, no es necesario gastar tanto en ellos.

Por otro lado, el segundo mito es el de los negocios grandes y pequeños. Aunque una empresa sea pequeña, y haya pocas personas trabajando en ella, los programas de gestión pueden igualmente ayudar a que todo sea más productivo. A veces, incluso, con más razón que en las empresas grandes.

Para un negocio pequeño, asumir determinadas tareas de logística, como pueden ser el envío de paquetes, es casi siempre un gran reto ya que no disponen de los medios que sí tiene un gran negocio. En este sentido, un software de gestión sería la solución perfecta a tus problemas.

Por lo tanto, un pequeño negocio necesita un ERP tanto como uno grande, y la inversión no debe preocuparte pues tendrás opciones que se adapten a todos los presupuestos.

Cómo saber si mi negocio necesita un ERP

Aunque nuestra postura desde Kyocera es que un ERP es una opción necesaria para cualquier tipo de empresa, la decisión final dependerá sólo de ti. Así pues, para saber si tu negocio necesita de verdad un ERP, te daremos una serie de claves. Si las cumples todas o una parte de ellas, no dudes en buscar un buen software de negocio:

• Tu negocio es escalable pero la organización actual no te permite hacerlo crecer, por falta de recursos o sencillamente por no saber cómo abordar nuevos servicios. Un software de gestión te ayudaría a optimizar los medios que ya tengas y abordar posibles mejoras.
• Tienes problemas de contabilidad, ya sea a la hora de contabilizar la facturación, declarar tus impuestos, saber de cuánta liquidez dispone la empresa, etc. En estos casos, un ERP no es sólo aconsejable sino estrictamente necesario, pues no puedes permitirte no llevar tus cuentas al día estrictamente.
• Tu tecnología es obsoleta y no te permite llevar a cabo determinadas funciones. Esto también es una señal de que necesitas un ERP. La mejor forma de descubrirlo es que se presente un problema que tu sistema informático no pueda resolver relacionado con la devolución de un pedido, el stock, los datos de un trabajador o cliente… 
• Tu servicio de atención al cliente es deficiente porque no tienes capacidad de atender a todas las personas como necesitan. Es habitual en empresas pequeñas que se encuentran en fases de crecimiento, y la mejor forma de solucionarlo es un ERP, ya que resulta mucho más económico que ampliar el personal y ofrece soporte a los responsables de resolver problemas.
• Tienes dificultades para gestionar los datos de los clientes. Mucho cuidado ya que los datos personales son algo delicado y su tratamiento debe ajustarse a las leyes de cada país. Por eso es importantísimo contar con un software de gestión que funcione bien y sea capaz, no sólo de almacenar los datos sino de protegerlos para evitar su filtración. 

Los problemas mencionados son solo algunos que te indicarán la necesidad de instalar un buen ERP en tu negocio.

Ventajas de tener un ERP para tu negocio

Estos son los principales beneficios que aportará este tipo de software a las operaciones diarias de tu empresa:

Resolución más rápida de problemas

Con un ERP los problemas que enfrente tu personal, tendrán más fácil resolución gracias a automatizar determinadas cosas.

Mayor productividad y ahorro de tiempo

Por supuesto, todo aquello que pueda realizar el software de gestión automáticamente, contribuirá a que tu negocio sea más productivo.

Mayor seguridad para la información almacenada

Con un buen software de gestión contarás con un almacén de datos amplio, pero también con herramientas de ciberseguridad que impidan un hackeo. Esto es importante cuando se guardan datos de otras personas, tanto si son trabajadores como clientes. 

Simplificar los procesos

Podemos tomar como ejemplo el inventario. Con un software de gestión, se simplifica mucho la tarea de llevar un control sobre el stock disponible y los pedidos necesarios, ya que el propio programa se encarga de avisar e incluso de realizar pedidos si es muy sofisticado. Como mínimo, ayudará al personal de tu negocio a saber en qué estado se encuentra el inventario.

Te ayudará a poder centrarte en tareas nuevas

Al asumir determinadas tareas y agilizarlas, el ERP te permite dedicar tus esfuerzos a otras nuevas que requieran más atención que los procesos automatizados. 

Facilidad para encontrar documentos

Con un buen ERP, cuando tengas que encontrar un contrato o cualquier otro tipo de documento legal, así como la información que contengan, será mucho más rápido y sencillo, gracias a que te ayuda a crear una buena base de datos.

Divide los departamentos aumentando la seguridad interna

Para que tu negocio sea más seguro, es preferible que no todos los trabajadores tengan acceso a todos los datos, sino solo aquellos responsables del área. Esto es fundamental, pues si se produce algún fallo de seguridad será mucho más fácil identificar de dónde viene.

Optimizar la gestión empresarial de tu negocio es posible gracias a los innovadores equipos de impresión y soluciones documentales que te ofrecemos en Kyocera. Si quieres saber más, contáctanos y nuestros expertos te ayudarán a elegir la impresora que mejor se adapte a las necesidades de tu compañía.