5 problemas y soluciones de los flujos de trabajo

¿Te sientes bloqueado en el trabajo? ¿Los procesos ineficientes disminuyen tu rendimiento? No eres el único. Mientras aumenta la demanda en el trabajo, se hace más difícil terminar con nuestras responsabilidades y acabamos corriendo sólo para completar las tareas del día. 

Sin embargo, mucho del trabajo es innecesario, ya que se cuenta con procesos engorrosos y anticuados. Aunque actualizar este flujo de trabajo tiene un costo, también lo tiene el no hacerlo. Muchos negocios pierden ganancias cada año por procesos ineficientes.

Según estudios de Deloitte, los colaboradores que se sienten sofocados de trabajo, usualmente se desvían de los procesos standards. A veces esos cambios son exitosos, pero los resultados tal vez no se alineen con las medidas de seguridad de la empresa. Además, volver a configurar sistemas toma tiempo y energía que podría ser invertida en la solución de problemas comerciales. 

Afortunadamente, algunos de los problemas más comunes en los flujos de trabajo tienen soluciones. Te compartimos 5 que puedes resolver de una vez. 

1. Sistemas que no “se hablan” entre sí

Más del 80% de los líderes de empresas tienen sistemas y aplicaciones que no se coordinan con otros sistemas internos, o con sistemas fuera como los de sus aliados. Como resultado, el monitoreo de documentos se vuelve imposible, y los empleados gastan mucho tiempo copiando y pegando o escribiendo nuevamente la información.

• Solución: crear un sistema de manejo de documentos con procesos estandarizados. Asegúrate que incorpore un software para el monitoreo de documentos. Las compañías que atienden el problema de “documentos desconectados” pueden aumentar sus ganancias y disminuir costos. 

2. Equipos a larga distancia hacen difícil la colaboración

El colaborador promedio ahora se comunica dos días al mes. Contratar trabajadores a distancia le da a tu empresa acceso a más talento, pero también hace que compartir información sea más difícil.

• Solución: tener reuniones remotas por videoconferencia. Usar softwares de colaboración que permitan a los equipos trabajar simultáneamente en un documento. Usa tu equipo multifuncional para subir documentos, hojas de cálculo y gráficas a carpetas en línea, donde los colaboradores puedan acceder. 

3. Reuniones eternas

La mitad de las reuniones son consideradas una pérdida de tiempo, y los colaboradores gastan decenas de horas en estas. De hecho, la mayoría se sienten abrumados por las numerosas reuniones a las que deben ir. 

• Solución: toma una práctica de la comunidad inteligente, la cual clasifica información que necesitas saber a diario. Limita las reuniones a sólo esos que requieren estar presentes. Habla con tomadores de decisión con anticipación para salvar tiempo, y considera establecer días libres de reuniones.  

4. Toma demasiado tiempo procesar facturas

Las facturas requieren varias aprobaciones, y sistemas en papel que hacen todo más lento. Los colaboradores pierden tiempo buscando documentos, y ninguno sabe en qué etapa del proceso están, lo que genera frustración en los proveedores.

• Solución: escanea facturas en tu equipo multifuncional, enviándolas directamente al equipo de finanzas para su revisión y aprobación de forma digital. ¿Cómo hacerlo? Contacta a la empresa que produce tu equipo multifuncional. Sus ejecutivos pueden mostrarte cómo usar esta función e incluso mostrarte características más avanzadas que te harán una oficina más eficiente. 

Al usar sistemas digitalizados, podrás rastrear el progreso y reducir el tiempo que inviertes en llenar formularios. También estarás eliminando errores que suceden cuando el proceso es manual. Con el tiempo, un sistema digitalizado puede revelar ineficiencias, dándote información para mejorar los procesos de tu empresa. 

5. No puedes encontrar información cuando la necesitas

Sabes que las estadísticas que necesitas para tu presentación de PowerPoint están en algún lugar de tu correo, o tal vez en una carpeta compartida, ¿pero cuál? Necesitas saberlo ya, así que llamas al equipo técnico para ayudarte, pero están muy ocupados.

• Solución: para evitar este problema, crea destinos de escaneos personalizados en tu equipo multifuncional. Puedes hacerlo sin la ayuda de soporte técnico. Haz que los documentos se envíen donde los necesitas, tal vez a tu smartphone, donde puedes acceder a ellos desde cualquier lugar. También puedes usar tu celular para tomar fotografías o escanear códigos de barra y transferir archivos para que otros puedan verlos. 

El tiempo es muy valioso como para desperdiciarlo en flujos de trabajo desordenados. Haz que los sistemas de tu oficina estén actualizados y enseña a tus colaboradores a usarlos. Y recuerda, cualquier buena empresa de tecnología tendrá ejecutivos a la mano para ofrecerte asistencia y entrenamiento en la optimización de procesos.

Cuando eres sabio en el uso de los recursos disponibles para ti, es sorprendente lo fácil que es hacer cambios que incrementarán tu productividad.