KYOCERA Document Solutions
Pese a que avanzamos inexorablemente hacia un mundo digital, el papel aún está muy vivo y sigue siendo muy necesario para muchas tareas y operaciones empresariales del día a día. Reuniones, encuentros, análisis, expansión de negocio, muestra de productos…
Hay 1001 razones para continuar utilizando papel cada día en la oficina, especialmente en los últimos tiempos en los que las empresas han empezado a ofrecer planes de impresión para negocios con los que limitar el costo de la impresión al máximo.
Si estás pensado en disminuir costos y recortar servicios en tu empresa, pero no quieres deshacerte del papel porque todavía da un servicio clave para tu negocio… Un plan de impresión es la opción que estás buscando.
Un plan de impresión para tu empresa te va a permitir ahorrar y mantener siempre los costos a raya, a la vez que satisfaces tus necesidades sin privarte de un servicio básico como es la impresión. Pero ¿en qué consiste un plan de impresión y por qué permite ahorrar costos? Te lo contamos en las siguientes líneas.
Plan de impresión ilimitado
La necesidad de soluciones de impresión eficientes y rentables es cada vez más acuciante entre las empresas. Al fin y al cabo, buena parte de la actividad se ha movido al entorno digital y cada vez son más las empresas que se preguntan cómo recortar los costos de esta tarea tan habitual en la oficina.
La mayoría no quiere deshacerse del papel y está descubriendo una opción que satisface sus necesidades a la vez que permite mantener los costos a raya: los planes de impresión. Se trata de una opción que permite obtener copias a precios muy baratos y que posibilita conocer siempre a priori el gasto que se realizará en la impresión de documentos.
Con un plan de impresión, la posibilidad de tener hard copies es tan barata que te merecerá la pena mantener este modelo por muchos años. Una de las modalidades más populares es el plan de impresión ilimitado.
Con él, la empresa puede imprimir tantos documentos como desee a cambio de una tarifa mensual. Esta modalidad responde a las economías de escala, dado que cuanto mayor sea el volumen de impresión, menor será el costo por unidad.
Además es un modelo especialmente interesante para aquellas empresas con actividad irregular, en las que no se conoce a priori cuál será el uso de la impresión a lo largo del año: habrá picos y valles, pero no se pueden prever a priori.
Este tipo de plan de impresión elimina la molestia de monitorear constantemente los costos de impresión y preocuparse por exceder los límites o incurrir en cargos adicionales. Con la impresión ilimitada puedes optimizar tus procesos de impresión y mejorar la eficiencia del gasto de tu empresa.
Beneficios de un plan de impresión
Un plan de impresión tiene innumerables ventajas que debes considerar, entre ellas:
Rentabilidad
Si contratas un plan de impresión ilimitado, puedes rentabilizar la tarifa mensual con un amplio volumen de impresión. Normalmente, tendrás opciones para elegir aquel plan que más se adapte a tus necesidades (también planes con copias limitadas). Intenta elegir el más adecuado para poder rentabilizar el plan.
El plan ilimitado, a diferencia de otros planes de impresión tradicionales, no cuenta con ninguna sorpresa y lo único que tendrás que pagar será la tarifa mensual. Sin embargo, si eliges otros planes limitados, puede que te encuentres con recargos por página, multas por exceder el número de copias o costos de mantenimiento.
Por eso, nosotros te recomendamos que busques un plan de impresión ilimitado con el que no tengas que preocuparte por nada y con el que siempre tendrás un costo fijo que, de ningún modo, se puede disparar.
Flexibilidad
Los planes de impresión ilimitados permiten una enorme flexibilidad a la empresa, pues no tiene por qué ajustarse a un volumen de impresión determinado. Además, estos planes te añaden en muchos casos servicios como reabastecimiento automático de suministros, monitoreo remoto de impresoras y mantenimiento.
Todo por una sola tarifa mensual. Todas estas comodidades son una garantía para que la infraestructura de impresión de tu empresa funcione perfectamente y puedas concentrarte en lo importante: tus objetivos comerciales.
Productividad
El plan ilimitado de impresión aumenta la productividad de tu empresa, pues el costo por copia disminuye a medida que crece el trabajo e impulsa la eficiencia.
Además, ayuda a una mayor productividad porque no es necesario dedicar recursos de la empresa a tareas de impresión o mantenimiento, sino que es la empresa proveedora la que se ocupa de todo para que los recursos humanos de negocio se inviertan en aumentar el valor añadido de tus productos y servicios.
Responsabilidad Social Corporativa
En el siglo XXI, ningún negocio puede vivir ajeno a la lucha contra el cambio climático y el cuidado del medioambiente. Los planes de impresión son una vía importante de ahorrar papel, tinta y recursos, lo que indudablemente redundará positivamente en la naturaleza.
Al tener una empresa que se ocupa de todo, no se secarán cartuchos ni se desperdiciará papel, sino que la empresa siempre tendrá a su disposición la capacidad de impresión que necesita. Ni más ni menos. Esto reduce el desperdicio de papel, optimiza el consumo de energía y tiene una menor huella de carbono.
Esta realidad sitúa el plan de impresión como otro de los argumentos para sumar a tus acciones de RSC. Tu empresa cuida el medioambiente y eso es un motivo de orgullo que debes gritar a los cuatro vientos.
Cómo maximizar beneficios y minimizar costos con un plan de impresión
Contratar un plan de impresión para tu empresa no significa automáticamente una reducción de costos. Si no eliges el plan adecuado puede que los costos se incrementen y la productividad de tu empresa se resienta.
Por eso, tienes que seguir una serie de pautas para contratar un plan de impresión que se adapte a las necesidades de impresión de tu empresa, a tus expectativas y a los costos que estás dispuesto a asumir.
Existen numerosos planes de impresión para empresas, de manera que, si deseas recortar partidas presupuestarias, seguro que consigues algún plan que encaje perfectamente con lo que buscas. Nosotros te recomendamos seguir estos pasos:
Evalúa las necesidades de impresión de tu empresa
Antes de contratar un plan de impresión, tienes que tener muy claro cuáles son tus necesidades mensuales y anuales de este servicio. En función de ello, podrás elegir un plan u otro, siempre teniendo en cuenta las tarifas y costos de cada uno.
Analiza factores como el volumen de impresión, los tipos de documentos y el número de usuarios. Comprender tus necesidades te ayudará a seleccionar el plan más adecuado y evitar gastos innecesarios. Como ya te hemos explicado previamente, un plan de impresión ilimitado tiene grandes ventajas si la empresa imprime con asiduidad.
Elige un proveedor de confianza
No sólo es importante elegir un buen plan de impresión, sino también contratarlo con una empresa fiable y solvente. Para ello, debes evaluar las ofertas de diferentes proveedores en el mercado y quedarte con la mejor (que no significa la más barata, cuidado. En ocasiones, algunos proveedores tiran los precios, pero ofrecen un servicio pésimo).
Investiga varios proveedores que ofrezcan planes de impresión y compara sus ofertas. Consigue un proveedor confiable y experimentado con atención al cliente, con términos flexibles y precios favorables. Además, te recomendamos leer reseñas y testimonios de clientes, pues suelen proporcionar información valiosa sobre la calidad del servicio.
Optimiza la gestión de la impresión
Aprovecha las funciones y herramientas adicionales que te ofrezca el proveedor de planes de impresión. Funciones como el software de gestión de impresión pueden ayudarte a realizar un seguimiento y controlar las actividades de impresión, asignar recursos de manera eficiente y minimizar el desperdicio.
Además, puedes mejorar aún más la productividad y el ahorro de costos implementando estrategias efectivas de administración de impresión.
Añade otros servicios que aporten valor
Muchos planes de impresión ilimitada incluyen servicios de valor agregado, como seguridad de documentos, integración en la nube o impresión móvil. Evalúa si estos servicios se alinean con los requisitos de su negocio y aprovéchalos para mejorar su experiencia de impresión general.
En definitiva, los planes de impresión para empresas pueden ser una excelente vía de ahorro de costos en la empresa. Concretamente, los planes de impresión ilimitados permiten contar con un servicio ilimitado y de calidad por una tarifa mensual que permite acceder a economías de escala y aumentar la productividad de la empresa.
La transformación digital ya es un pilar fundamental en todas las empresas. Por eso, en Kyocera tenemos los mejores planes de impresión para ayudarte a reducir costos y trabajar con máxima rapidez y eficiencia.