10 pasos para una gestión de contenidos empresariales exitosa

Así como contar con dispositivos de impresión a la vanguardia tecnológica, elegir la mejor solución para una buena gestión de contenidos empresariales (ECM, por sus siglas en inglés) para tu empresa representa uno de los aspectos más importantes a la hora de implementar una estrategia de oficina híbrida.

Hoy en día, existen muchas alternativas con características y funcionalidades diferentes. La clave reside en encontrar el sistema de ECM que mejor se adapte a tus necesidades, preferencias y presupuesto específicos, así como que ayude a:

• Agilizar procedimientos.
• Mejorar la seguridad de los documentos.
• Reducir costos.
• Favorecer el funcionamiento del entorno de trabajo híbrido.

En esta publicación te ofrecemos una lista de cosas que debes tener en cuenta al decidir cuál es la mejor solución para una buena gestión de ECM para tu negocio. 

¿Qué es la ECM?

La gestión de contenidos empresariales, o ECM, permite almacenar, gestionar y compartir todos los contenidos de tu negocio de forma eficiente. Además de un sistema integral de gestión, ofrece las siguientes ventajas:

• Organiza todos los datos en un repositorio de documentos central de gran seguridad.
• Mejora los flujos de trabajo para que los trabajadores puedan. acceder a todos los documentos y gestionarlos fácilmente
• Mejora la seguridad de los documentos con niveles de acceso específicos para empleados y con un registro documentado en el que se especifica quién ha accedido a la información y en qué momento lo ha hecho. 

Las soluciones de ECM también permiten convertir a formato digital los documentos en papel para facilitar su seguimiento, gestión y control.  

¿Qué debería tener en cuenta al elegir una solución de ECM?

Si tu empresa se encuentra en un momento de transición hacia un modelo de oficina híbrida y necesita una solución de ECM, existen diez aspectos importantes a tener en cuenta: 

Adecuación a sus objetivos empresariales

Elegir una solución de ECM representa una inversión importante para tu negocio. Por lo tanto, debería servir para que tu empresa progrese y alcance sus principales objetivos, especialmente aquellos relacionados con la estrategia de oficina híbrida.

• ¿Qué esperan directivos y empleados de la empresa obtener de esta solución?
• ¿Cómo influirá en los procedimientos y flujos de trabajo actuales
• ¿En qué medida favorecerá la incorporación de nuevos flujos de trabajo y procesos que se adapten a la oficina híbrida? 

Cuando se analice una solución, asegúrate de que sus características y funciones aporten valor a tus procedimientos actuales y favorezcan el futuro crecimiento y desarrollo de la empresa.

Facilidad de uso

Al igual que ocurre con cualquier otro software o plataforma, a fin de optimizar su adaptación a la empresa, la solución de ECM debe ser fácil de usar y ofrecer cierto nivel de rendimiento para los usuarios.

• ¿Se trata de una solución fácil de usar?
• ¿Cuánta formación necesitan los empleados para usarla correctamente?
• ¿Ofrece la posibilidad a su equipo de TI de incorporar empleados y ofrecer asistencia de forma remota?

Incluso con una formación mínima, los empleados deberían ser capaces de mejorar la productividad, así como de disfrutar de una gestión documental sencilla y de un acceso fácil a los archivos necesarios para una buena colaboración y un buen rendimiento virtual.

Integración sencilla de los sistemas y aplicaciones existentes

En ocasiones, la parte más tediosa y estresante de cualquier implementación es la integración con el entorno de TI existente. Una buena solución de ECM debería favorecer una integración óptima de los sistemas y aplicaciones de los que ya dispongas.

• ¿Qué nivel de configuración se necesita para garantizar un correcto funcionamiento con los sistemas existentes?
• ¿Se trata de una solución de ECM que permite integrar fácilmente nuevos sistemas o aplicaciones que puedan formar parte de tu estrategia de oficina híbrida?
• ¿Cuánto tiempo dedica el equipo de TI a gestionar la integración de la ECM de forma continuada?

En otras palabras, tu equipo de desarrollo de TI no debería dedicar demasiado tiempo ni recursos para conseguir que la solución de ECM funcione dentro de la red vigente. Lo mejor sería optar por una ECM que no requiera mucha (o ninguna) programación, ya que debería ofrecer un buen nivel de compatibilidad con una amplia selección de aplicaciones y sistemas. 

Escalabilidad

Tu solución de ECM debería crecer al mismo ritmo que lo hace tu empresa y sus necesidades. Para ello, debe ser:

• Lo suficientemente flexible para amoldarse a exigencias de flujos de trabajo cada vez mayores.
• Escalable, para adaptarse a la incorporación de nuevos empleados a medida que crezca el negocio.
• Personalizable, para añadir más características y capacidad de cara a satisfacer futuras necesidades

Esta es la forma de garantizar una buena gestión de contenidos empresariales que no se adapte únicamente al tamaño de tu empresa, las necesidades y el modelo de oficina híbrida actuales, sino que esté también preparada para lo que pueda surgir en el futuro. 

Compatibilidad con sistemas en la nube

Almacenar datos en la nube es la alternativa más obvia para los entornos de trabajo híbridos, ya que ofrece escalabilidad, accesibilidad y seguridad a los equipos que trabajan a distancia.

• Solución basada en la nube 
• Garantía de seguridad de los datos 

Una buena gestión de contenidos empresariales basada en la nube facilitará a los empleados el acceso a los documentos, así como su gestión, dentro de un entorno en la nube seguro, tanto público como privado.

Es fundamental que revises las medidas y los protocolos de seguridad del proveedor para asegurarte de que estás eligiendo la solución más apropiada y de entender cuáles son sus responsabilidades. 

Movilidad

En un entorno de trabajo híbrido, los empleados necesitarán acceder cada vez más a documentos y archivos a través de sus teléfonos inteligentes o tabletas, por lo que una buena gestión de contenidos empresariales debe permitir accesibilidad remota que se adapte a la movilidad de los trabajadores.

• ¿Pueden los empleados acceder fácilmente a la información necesaria desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de distintos dispositivos y plataformas?
• ¿Pueden subir y editar documentos independientemente de dónde se encuentren?

Automatización y digitalización

Una solución que garantice la buena gestión de contenidos empresariales ofrecerá la posibilidad de plasmar, procesar y almacenar en formato digital los documentos en papel. De esta forma, se podrá:

• Minimizar la aparición de errores humanos derivados del procesamiento manual de los archivos.
• Incrementar la precisión de los documentos digitales.
• Mejorar la productividad gracias a un acceso fácil a cualquier información necesaria.
• Favorecer la colaboración virtual en su oficina híbrida.

Seguridad

La seguridad es una de las principales fuentes de preocupación para muchas empresas, especialmente si almacenan sus datos en servidores en la nube. Tu ECM debe ofrecer el máximo nivel de seguridad, con:

• Niveles de acceso y permisos tanto individuales como grupales.
• Copias de seguridad automáticas realizadas con regularidad.
• Monitorización del uso de documentos.
• Total control y visibilidad.

Cumplimiento

El volumen de datos utilizados en las operaciones rutinarias de las empresas es cada vez mayor, por lo que su cumplimiento normativo representa otro gran foco de preocupación.

Puesto que las normativas relacionadas con el tipo y la cantidad de datos gestionados son cada vez más complejas, los retos relacionados con su cumplimiento se incrementan con el paso del tiempo.

Por esta razón, es imprescindible para una buena gestión de contenidos empresariales que ésta sea suficientemente flexible como para adaptarse a cualquier requisito sobre seguridad y registros que pueda implementarse en el futuro. 

Experiencia y asistencia del proveedor

Es importante tener en cuenta la experiencia, el dominio de la materia y el historial del proveedor de la solución de ECM para que pueda trabajar con ellos desde una perspectiva de asociados, más que de proveedor-cliente.

• ¿El proveedor se especializa en soluciones de gestión documental?
• ¿Ofrece formación y asistencia permanente?

Es recomendable fijarse en si el proveedor ofrece servicios y asistencia antes, durante y después de la implementación. Para ello, debe incluir un programa de formación de competencias técnicas para todo el personal.

Estos pasos son importantes si deseas transformar tu entorno de trabajo en un ambiente híbrido; por ello, deberás integrarlos a los factores que deberás considerar para mejorar la calidad empresarial.

Contar con un buen ECM es indispensable para iniciar el camino a la digitalización y el trabajo híbrido; no obstante, existen otros retos que se te presentarán y que debes estar preparado para afrontar. ¿Sabes si tu negocio está preparado para digitalizarse?

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