KYOCERA Document Solutions
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En la actualidad, casi todos nuestros documentos están digitalizados. Fotos, textos e incluso libros forman parte ya de un entorno digital cada vez más amplio, en el que sólo necesitamos papel en ocasiones.
Sin embargo, también existen muchos momentos en los que el papel es un elemento clave para trabajar, leer, compartir, exponer… El papel está muy lejos de desaparecer y su uso sigue y seguirá siendo muy frecuente para numerosas actividades cotidianas.
Por eso, aunque tengamos prácticamente todo en formato digital, en muchas ocasiones nos surge la necesidad de imprimirlo. Además, en muchos casos, tendremos un mismo documento en formato digital y en formato físico, pero ¿cómo hacemos una copia?
¿Qué es mejor? ¿Hacer una fotocopia o enviar a la impresora el documento digital? ¿Qué consume menos tinta? ¿La fotocopia o la impresión? ¿Qué opción es más barata y eficiente?
Te contamos las diferencias entre una impresión y una fotocopia y te explicamos en qué casos una opción es mejor que otra. Como suele ocurrir siempre, dependerá de tus necesidades.
Aunque puedan parecer lo mismo, una impresión y una fotocopia no son exactamente iguales: ni por el medio que se utiliza para llevarlas a cabo ni por el resultado. En ambos casos, impresión y fotocopia consiguen el mismo objetivo, sin embargo, presentan importantes diferencias.
En el caso de la impresión estamos ante una copia de un documento creado directamente desde una computadora. Esta copia se crea a partir de datos digitales enviados a la impresora para su impresión.
Dicho de otra manera, se trata de una copia perfecta del documento digital que tenemos en la computadora. De hecho, todo lo que se imprime sale exactamente como se ve en la pantalla, se plasma en el papel sin ninguna variación. Esto también implica que una impresión siempre tendrá una calidad excepcional.
Por su parte, la fotocopia también es una copia de un documento original, pero en este caso no se trata de un documento digital sino de uno en papel u otro formato físico. Se trata de una copia de un documento físico, como un libro, una revista o un documento impreso.
En este caso, la copia se crea mediante una máquina fotocopiadora que escanea el documento y luego lo imprime. De esta manera, la fotocopiadora recoge las características del documento original y, en un segundo paso, las plasma en un nuevo documento.
Aunque la fotocopiadora tiene como objetivo copiar exactamente el documento original, puede haber algunas variaciones entre lo que está en el documento original y lo que se imprime. Por ejemplo, tras hacer una fotocopia puedes encontrar variaciones en el color, la nitidez o la resolución, lo que da una apariencia distinta al documento.
En definitiva, hay diferencias importantes entre la impresión y la fotocopia, que se ven reflejadas en el proceso de creación y en el resultado final, incluyendo la calidad de la copia, que será mayor normalmente en un proceso de impresión que tras ejecutar una fotocopia.
No obstante, cada proceso tiene sus ventajas e inconvenientes. Por eso es importante que sepas cuál debes usar en cada caso en función de las siguientes características:
Si solo necesitas un documento para uso interno, o como borrador sin importar la calidad en exceso, una fotocopia es la mejor opción. Pero si buscas calidad y una copia perfecta, la impresión ofrece mayores garantías.
En algunas impresoras para el hogar no existe la funcionalidad de fotocopia, del mismo modo que algunas fotocopiadoras -especialmente las más antiguas- no tienen la opción de imprimir.
También es importante considerar el número de copias. En una fotocopiadora puede haber ciertas limitaciones o menos comodidades a la hora de copiar un gran número de hojas, o de introducir ciertos documentos o libros físicos en la máquina. En el caso de la impresión cualquier número de copias está a distancia de clic.
La diferencia en el gasto de tinta no es sustancial, pues no depende de si es fotocopia o impresión, si no de la tecnología utilizada por la máquina: inyección de tinta, láser, térmica, etc. Estos factores son los que debes considerar para elegir una impresión o una fotocopia. Recuerda que el modo utilizado lo marcan tus necesidades de impresión.
Ya sea imprimir o fotocopiar, ahorrar tinta en la copia de documentos es una excelente manera de ahorrar costos personales y/o empresariales. Tanto los usuarios de manera individual, como, sobre todo, las empresas (por su mayor volumen de impresión) pueden conseguir un ahorro significativo de cartuchos de tinta o tóner, en función de la máquina que se esté usando.
Sólo tienen que seguir una serie de consejos y obtendrán un ahorro importante tanto en procesos de impresión como en fotocopias. La clave es optimizar el uso de la tinta al imprimir y al copiar documentos, para reducir los costos y obtener mejor rendimiento.
Una de las maneras más sencillas de ahorrar tinta al imprimir es disminuyendo la calidad de impresión, realizando copias a modo de borrador. Al bajar la calidad de impresión en tu impresora, puedes ahorrar hasta un 30% de tinta.
Por eso, se trata de la opción más rápida y útil para empezar a reducir costos en la impresión, siempre que los documentos no sean de uso profesional, como documentos personales o informes para la lectura.
Algunas impresoras y copiadoras tienen una opción para imprimir en modo borrador, lo que reduce el consumo de tinta. En otros casos, las máquinas permiten imprimir en modo económico, con menor intensidad y detalle en la impresión, pero con un resultado suficientemente satisfactorio.
Otra de las medidas que permiten ahorrar tinta en la impresión y copia de documentos es imprimir en blanco y negro, en vez de en color, siempre que se pueda. Ten en cuenta que, en múltiples ocasiones, imprimir en blanco y negro es más que suficiente para su uso.
Son igual de legibles y claros y ahorrarás mucho en tinta de color, que suele ser más cara que la tinta negra, de manera que permite reducir costos.
Otra de las opciones más utilizadas para ahorrar tinta en fotocopias e impresiones, es ajustar la configuración de la impresora para imprimir con una resolución más baja, lo que ayuda a reducir el consumo de tinta.
También puedes ajustar la configuración para mantener siempre por defecto las copias en blanco y negro, que eliminan el gasto de tinta cian, magenta y amarilla.
Es importante que mantengas la impresora limpia y libre de polvo para que funcione sin errores y no se desperdicie tinta. Tanto los cabezales como el resto de las piezas deben limpiarse con regularidad, así como asegurarse de que la tinta no se seca en espacios recónditos de la máquina.
De lo contrario, polvo y tinta seca provocarán un mal funcionamiento de la máquina y conducirán, entre otros problemas, a copias de mala calidad, e incluso ilegibles que habrá que desechar, llevando a malgastar más tinta de manera totalmente innecesaria.
Aunque parezca un detalle trivial, elegir fuentes de letra eficientes para tus documentos, también permite ahorrar tinta. Con fuentes eficientes nos referimos a aquellas fuentes con trazos más delgados y simples frente a otras con ornamentos, más gruesas y decorativas.
También se puede ahorrar tinta en la impresión ajustando el tamaño de la fuente, reduciéndose a un nivel legible y cómodo, pero sin márgenes demasiado amplios, sin dobles espacios e interlineados innecesarios.
De esta manera, puedes imprimir más contenido en cada página y realizar un menor consumo de tinta.
Otro gesto relevante para disminuir el costo de tinta es utilizar papel y cartuchos de tinta de calidad. El material con el que trabajamos también va a permitir ahorrar tinta, ya que un buen papel absorbe la tinta de manera eficiente frente a papel que presente una absorción excesiva de tinta.
Del mismo modo, los cartuchos de tinta de mala calidad conducen a impresiones de menor calidad y a un mayor de consumo de tinta a largo plazo.
Por último, te recomendamos que realices una vista previa antes de imprimir. Es la mejor manera de asegurarte de que está correctamente planteado y no contiene errores.
Una práctica muy sencilla, que se puede convertir en una costumbre antes de enviar un documento a imprimir y puede ayudar a evitar la impresión de páginas innecesarias o con errores y, en última instancia, ahorra tinta.
Si estás buscando un equipo de impresión o una impresora multifuncional, con otras opciones como el escáner o la fotocopia, en Kyocera te ofrecemos los modelos más innovadores del mercado. Consulta nuestro catálogo y elige la impresora que más se adapte a las necesidades de tu negocio.
