La función de impresión suele ser esencial en la mayoría de las empresas, se dediquen a lo que se dediquen. En ocasiones, contar con un equipo sencillo con las funciones más básicas es suficiente, pero en otras hace falta tener dispositivos más completos. Para averiguarlo, es necesario conocer las principales diferencias entre impresora, copiadora y escáner.

Aunque existen impresoras multifunción que pueden hacer las tres cosas, no siempre se necesita invertir en un equipo tan completo, pues puedes estar tirando el dinero si solo utilizas una de las tres. En este artículo, te explicamos en qué se diferencian una impresora, copiadora y escáner y por qué merece la pena tener una impresora multifunción.

Impresora, copiadora y escáner: principales diferencias

Aunque parezca evidente que se trata de cosas distintas, tendemos a imaginarnos una impresora cuando mencionados cualquiera de las tres. Todo esto puede llegar a ser confuso cuando estás buscando el equipo ideal para tu oficina y no sabes cuál escoger, cuánto gastar, etc. Por eso, vamos a aclararte qué diferencias hay entre estas tres funciones.

Impresoras

Las impresoras, que a menudo solemos confundir con copiadoras y escáneres, son dispositivos que tienen, básicamente, la función de imprimir, es decir, de plasmar una imagen o texto en papel.

Las más habituales son las impresoras de tinta y las impresoras láser. Las primeras funcionan con cartuchos de tinta como su propio nombre indica, y son más económicas que las de láser. Se recomiendan para la impresión a color, tanto porque el costo de impresión es más bajo (debido a que los cartuchos son más baratos que el tóner) como porque los resultados son más realistas.

Las impresoras láser, por el contrario, funcionan con tóneres, que contienen un polvo formado por pigmentos y micro plásticos. Este polvo se funde sobre el papel para formar la imagen o texto que se va a imprimir. Son equipos más sofisticados y funcionan más rápido que las impresoras de tinta, pero también son más caros.

Escáner

El escáner tiene la función exactamente contraria a la impresora, es decir, convierte una imagen o texto en formato físico a digital. Para ello, el cabezal del escáner recorre la imagen y el equipo recoge esa información y la convierte en datos digitales. Una vez realizado esto, la imagen se almacena en tu ordenador en el formato seleccionado (PDF, JPG, etc.).

Los escáneres son muy útiles en las empresas puestos que nos sirven para digitalizar la documentación y almacenarla en ordenadores, pudiendo incluso crear una base de datos. De esta forma se ahorra en papel, dinero, tiempo y, muy importante, en espacio.

Copiadoras o fotocopiadoras

Este dispositivo es el que más dudas suscita de los tres, puesto que muchos no entienden qué diferencia hay entre una impresora y una fotocopiadora. No obstante, lo que hace una copiadora, como su propio nombre indica, es copiar.

No puede imprimir archivos en formato digital, sino que sencillamente copia los documentos que introduzcamos en ella. Para ello, las fotocopiadoras llevan un escáner incorporado que, de forma rápida recorre la imagen o texto del documento que hayamos introducido para, automáticamente, escupir una hoja que contiene dicha imagen o texto.

Una copiadora estándar no puede digitalizar documentos para almacenarlos en el ordenador, ni tampoco imprimir un archivo digital. Esa es la principal diferencia entre impresora, copiadora y escáner.

Las impresoras multifunción: tres en uno

Como adelantábamos al inicio del artículo, la mayoría de las oficinas suelen contar con un equipo multifunción que sirve para imprimir, escanear y fotocopiar, además de para otras funciones como enviar un fax, por ejemplo.

Estos equipos tienen la ventaja de ahorrarnos dinero y espacio ya que, pese a ser dispositivos más caros, no lo son tanto como comprar las tres herramientas por separado. Además, y aunque se trate de máquinas más grandes, ocupa menos una sola de ellas que tres de las otras.

Con estas características, es lógico pensar que la mejor opción es hacerse con una impresora multifunción que se encargue de todo, y puede que sea así cuando se trabaja mucho con documentación.

Ahora bien, cuando no se requieren este tipo de funciones salvo para ocasiones muy contadas, quizás no merezca la pena tener una multifunción y sea suficiente contar solo con un equipo más sencillo.

Diferencias clave entre una impresora multifunción y una estándar

Para determinar si te conviene más hacerte con una impresora multifunción o comprar sencillamente una fotocopiadora, escáner o impresora estándar, veamos algunas de las diferencias clave para ayudarte a tomar la decisión:

Funciones

Las funciones que ofrece cada uno de estos dispositivos son su principal diferencia, algo que hemos dejado claro en el punto anterior. Saber exactamente para qué sirven las impresoras, copiadoras y escáneres es crucial, ya que así puedes determinar qué es lo que necesitas para tu negocio.

Algunos solo necesitan hacer fotocopias esporádicamente, mientras que otros solo requieren de una impresora para tener en papel algunos archivos digitales. Aquellos que opten por la digitalización total, puede que solo necesiten tener un escáner.

Dificultad de uso

La facilidad de uso de las impresoras multifunción es también una diferencia con respecto a los equipos estándar. Al fin y al cabo, la productividad es un objetivo clave para cualquier negocio, y parte de ella depende de que las tareas se realicen en un tiempo determinado.

En ese sentido, los equipos estándar suelen ser más fáciles de usar al tener menos funcionalidades, lo que nos lleva a concluir que, en caso de no necesitar habitualmente todas las funciones, quizás lo mejor para tu negocio sea optar por una impresora, copiadora o escáner sencillos.

Por otro lado, en caso de necesitar todas las funciones que ofrecen estos aparatos, os equipos multifunción, aunque tienen interfaces más complicadas, son los ideales.

Velocidad

La velocidad también está directamente relacionada con la productividad, por lo que es otra diferencia a tener en cuenta a la hora de elegir el dispositivo perfecto para tu oficina.

Supongamos que tu negocio necesita imprimir de manera habitual decenas o cientos de copias de uno o varios documentos. En ese caso, debes saber que las fotocopiadoras son lo más rápido. Si tienen una ventaja, es precisamente que una vez escaneada la imagen son capaces de expulsar copias de una manera muy ágil.

Lo mismo sucede con las impresoras láser, que son más rápidas que las de tinta y también más que las impresoras multifuncionales. Y es que, en ocasiones, puede ser más rentable tener una impresora y una fotocopiadora por separado que contar con el equipo completo.

Costos del equipo y de impresión

Los costos de una fotocopiadora multifuncional son claramente más elevados que los de una simple, pero pueden ahorrarte dinero a la larga. Y es que, en caso de optar por el dispositivo estándar, tendrás que recurrir a terceros si necesitas otras funciones, pagando mucho más caro el costo de impresión.

Por otro lado, también es cierto que las fotocopiadoras simples en blanco y negro tienen un costo de impresión inferior que las multifuncionales, de modo que se trata de poner en una balanza los pros y contras de cada una.

Tamaño y espacio disponibles

El tamaño es otra diferencia y, además, algo relativa. Una multifunción es más grande, claro, pero te puede ahorrar espacio si ocupa menos que una impresora, un escáner y una fotocopiadora por separado. ¿Qué elegir entonces?

Pues, como siempre, depende de los modelos que estés valorando. Que una multifunción sea más grande, no quiere decir que no puedas encontrar modelos compactos. Asimismo, también puede haber copiadoras y e impresoras pequeñas que, juntas, ocupen menos que un equipo multifunción.

La cuestión es determinar qué espacio disponible tienes en tu oficina y cuánto necesitas tener un equipo con varias funciones distintas, para saber qué alternativa es mejor para ti.

¿Impresora, copiadora o escáner? ¿Cuál elegir?

Lo más importante de este artículo es que entiendas bien la diferencia entre los tres dispositivos, impresora, copiadora y escáner, así como la diferencia con los equipos multifunción. Si todo esto ha quedado claro, el siguiente paso nadie puede hacerlo por tu, y es evaluar las necesidades de tu negocio, así como el presupuesto que tengas disponible.

Todos los dispositivos mencionados tienen sus pros y sus contras, y se adaptan mejor a uno u otro trabajo. No todas las oficinas necesitan equipos que impriman, copien y escaneen, por ejemplo, si están totalmente digitalizadas. En estos casos, un escáner suele ser más que suficiente.

Asimismo, siempre es posible que necesites el equipo más completo posible y, en ese supuesto, solo deberás comparar las distintas calidades. 

Si quieres saber más, en Kyocera puedes echar un vistazo a nuestro catálogo y elegir la impresora o el equipo multifuncional que mejor se ajuste a tus necesidades.