KYOCERA Document Solutions
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Cuando quieres enviar un documento por correo electrónico que tienes en formato papel, sabes que con solo apretar un botón este aparecerá rápidamente en la pantalla de tu ordenador. Se trata de un lujo al que nos hemos acostumbrado, y que por lo tanto hemos dejado de reconocer como tal.
Esta acción es posible gracias a la existencia del escáner, pero ¿sabes qué es y cómo funciona un escáner de oficina? Lo curioso es que se trata de una máquina que todos hemos usado alguna vez, pero cuyo funcionamiento desconocemos. En este artículo, abordamos todo lo que necesitas saber sobre los escáneres.
Un escáner es un dispositivo electrónico que captura imágenes físicas y las digitaliza. En este proceso de conversión, el escáner registra detalladamente la imagen que va a reproducir digitalmente y la convierte en un archivo que se almacena automáticamente en la memoria del ordenador que se encuentre conectado.
Los procesos de digitalización llevados a cabo por un escáner sirven para capturas cualquier tipo de imagen, ya sea un documento, fotografía, etc., tanto en blanco y negro o a color. No obstante, la imagen tendrá que ser, en todo caso, en formato físico para poder escanearse.
Cuando hablamos de escáner de oficina, lo hacemos simplemente porque algunos de estos aparatos están diseñados para el ámbito profesional, para lo que suelen ser más rápidos y eficientes. Así pues, un escáner de oficina es lo mismo que uno normal, aunque destinado al ámbito profesional.
Los escáneres son dispositivos complejos que cuentan con muchas piezas, grandes y pequeñas, que interactúan entre sí para su correcto su funcionamiento. Estas son las partes de un escáner de oficina:
Aunque la teoría de los escáneres es algo que la mayoría conocemos, los detalles de lo que sucede dentro del dispositivo cuando se desliza por una imagen para digitalizarla, es todo un misterio. Para revelarlo, te explicamos paso a paso cómo funciona un escáner de oficina:
Primero, se prepara el documento que va a escanearse (contratos, nóminas, fotografías, pasaportes, etc.), y se coloca encima de la placa de vidrio en la posición correcta para su escaneo. Es importante que el papel no esté dañado de ninguna forma para que su imagen se capte correctamente.
Debes configurar el escáner indicando qué tipo de archivo digital y formato quieres. Al hacerlo y haber colocado el documento, la placa lógica recibe las instrucciones y coloca el cabezal de escaneo en posición.
Del escaneo: el cabeza de escaneo comienza a moverse recorriendo la imagen y proyectando una luz sobre ella. Esta luz traspasa la placa de vidrio y se refleja en unos espejos internos hasta alcanzar la lente del escáner. Después, atraviesa la lente hasta alcanzar los sensores CCD o dispositivo de carga acoplada.
Cuando la luz alcanza los sensores, comienza la digitalización. Los sensores convierten la luz recibida en un voltaje o tensión analógicos. Esta tensión, es a su vez transformada en valores digitales por el ADC.
Cuando el escáner obtiene los valores digitales de la imagen, estos pasan a la placa lógica a través del circuito flexible. La placa lógica los envía después a la memoria del ordenador en el formato deseado. La imagen que recibe el ordenador está formada por píxeles.
Es importante que sepas que no hay solo una clase de escáner. Así que si estás valorando adquirir uno para tu oficina, estos son los tipos de escáner que puedes encontrar en el mercado:
Ahora que sabes exactamente qué es un escáner de oficina y cómo funciona, vamos a hablarte sobre las ventajas de disponer de uno en tu oficina. Puede que no te lo hayas planteado hasta el momento, pero al igual que las impresoras, los escáneres son elementos muy beneficiosos para el trabajo de oficina.
Para empezar, el escáner de oficina te permite ahorrar espacio, ya que al digitalizar determinados documentos no te ves obligado a guardarlos en formato papel en algún cajón. Con este dispositivo, puedes reducir pilas y pilas de documentos.
Un escáner te permite además la creación de una base de datos digital con la que puedes acceder a la información de una forma mucho más sencilla y rápida. Buscar papeles en formato físico es una tarea mucho más ardua que hacerlo a través de tu ordenador, donde puedes disponer de los archivos correctamente ordenador en diferentes carpetas.
Otra de las ventajas de tener un escáner de oficina es que los documentos digitales añaden un nuevo nivel de seguridad a tus datos. El formato papel, al fin y al cabo, puede resultar dañado con el tiempo o incluso extraviarse, lo que te pondría en un apuro salvo que cuentes con una copia digital. Eso sí, si abogas por este formato te aconsejamos invertir en buenas herramientas de ciberseguridad.
Por otro lado, tener los documentos digitalmente también sirve para agilizar las tareas entre equipos, permitiendo una colaboración más rápida y estrecha entre ellos. Esto se debe a que el envío de documentos por internet es mucho más rápido que el físico.
Por último, y por supuesto no menos importante, escanear los documentos contribuye al ahorro de papel, que a su vez reduce el impacto medioambiental que causan las empresas. Con esta y otras medidas, tu empresa puede presumir de ser sostenible.
En definitiva, tener un escáner en la oficina es positivo para un negocio en todos los sentidos. En caso de tener problemas con el espacio o incluso con el presupuesto, puedes valorar la opción de adquirir una impresora que incorpore escáner, una opción que te permitirá ahorrar en ambas cosas.
Si quieres saber más, en Kyocera te ofrecemos una amplia gama de equipos multifuncionales con impresora y escáner que te permitirán aumentar la eficiencia de tu trabajo a la vez que reduces el impacto medioambiental.