KYOCERA Document Solutions
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La impresión de imágenes y documentos tiene un impacto económico en cualquier empresa, además de un impacto medioambiental, principalmente por el uso de papel. Sin embargo, no deja de ser una tarea necesaria, puesto que prácticamente todos los negocios manejan documentación.
Además del impacto, también se necesita cierto orden con las impresoras, escáneres, etc. para evitar que se malgasten recursos o que haya demasiados empleados a la vez queriendo utilizar un mismo equipo. Para todas estas cuestiones, es muy necesario que sepas cómo diseñar y aplicar una política de impresión en tu oficina.
Hace unos años, y tras más de 100 consultorías, Kyocera presentó un estudio que concluía que las empresas malgastan el 40% del papel que utilizan en sus oficinas. Aunque esta información data del año 2010 y es de suponer que con las nuevas políticas ambientales muchas empresas habrán mejorado la gestión, sin duda queda mucho por hacer a este respecto.
El uso indebido de casi la mitad del papel de una empresa no puede deberse a nada más que a la ausencia de una buena política de impresión. Pero ¿qué es exactamente la política de impresión?
Se trata nada menos que de un conjunto de reglas que se aplican a la hora de gestionar los recursos de una oficina para imprimir. El objetivo de crear una política de impresión es precisamente el de optimizar al máximo posible herramientas como el papel, la tinta o tóner de las impresoras y los propios equipos.
La política de impresión es muy necesaria para que tu oficina no pierda dinero en lo referente a su presupuesto para imprimir documentación o imágenes, y asimismo para que no malgaste papel, reduciendo su impacto en el medioambiente.
Las dudas al respecto suelen surgir a la hora de establecer la política de impresión. Las oficinas no saben muchas veces cómo abordar este tema, o desde donde partir para establecer las normas correctas respecto al uso de sus impresoras.
Si ese es tu caso, continúa leyendo este artículo y te explicaremos con detalle cómo diseñar y aplicar una política de impresión en tu oficina para evitar el malgasto de recursos y ahorrar lo máximo posible en tu presupuesto.
El diseño de una política de impresión para tu oficina no es sencillo y requiere de un gran trabajo por tu parte, ya que tendrás que recoger datos sobre tu presupuesto, necesidades de impresión, historial de impresión hasta la fecha, etc.
A continuación te explicamos cómo puedes diseñar tu política de impresión paso a paso:
El primer paso es saber qué tipo de documentos necesitas imprimir y con qué frecuencia. Esta es la base de una buena política de impresión, ya que debe adaptarse a las necesidades de tu negocio.
Las necesidades dependerán de varias cuestiones, empezando por el tipo de empresa que regentes. Claramente, no es lo mismo tener una gestoría que una correduría de seguros, por poner un ejemplo.
Además, es probable que quieras priorizar la digitalización, lo que te permitirá ahorrar mucho papel. Todas estas cosas deben tenerse en cuenta, y con ellas tendrás que calcular aproximadamente cuánto necesitas imprimir diaria, semanal o mensualmente.
Una vez tengas claro cuánto necesita imprimir de manera aproximada tu negocio, el segundo paso es obtener toda la información posible del historial de impresión hasta la fecha. En otras palabras, averiguar cuánto imprimen los empleados, calculando así cómo se han gestionado los recursos disponibles.
De esta forma, podrás saber cuánto de más se ha estado gastando en papel, tinta, o tóner. Así, tendrás una buena fuente de información que te permitirá averiguar cuánto margen de ahorro tienes.
A veces, cambiar las normas de uso de dispositivos en la oficina es algo que los trabajadores no reciben bien. Acostumbrados a utilizar las impresoras sin ninguna limitación, es posible que se revelen contra las nuevas reglas. Por eso, es fundamental concienciarles sobre el uso responsable, para que entiendan la importancia de establecer una política de impresión y que la acepten.
Como último paso antes de redactar las normas de política de impresión, calcula cuánto puedes gastar al mes en ello. Cuando sepas exactamente qué necesitas y cuánto dinero tienes, podrás limitar el uso de los dispositivos a través de distintas reglas para no malgastar los recursos existentes. De esta forma, ahorrarás en papel colaborando con el medioambiente y mejorando las cuentas de tu negocio.
Una vez hayas completado todos los pasos anteriores, ya podrás empezar a diseñar una política de impresión adecuada a las necesidades de tu oficina.
Ahora que sabes qué pasos debes seguir para diseñar tu política de impresión ideal, veamos de forma un poco más práctica qué medidas puedes llevar a cabo para optimizar tus recursos de impresión:
Uno de los problemas que más recursos malgasta es el uso indiscriminado de cualquier dispositivo por cualquier empleado. Para evitarlo, puedes dividir el uso de las impresoras, limitando su uso entre toda la plantilla.
Por ejemplo, unas pueden ser para uso interno (impresión de documentos internos de la oficina) y otra para uso externo (documentación que se entrega a los clientes).
Es probable que tengas varios equipos multifunción, pero quizás no haga falta utilizarlos todos para todo. Algunos pueden limitarse a la función de escáner, otros de impresión, y otros de fotocopiadora, por ejemplo. De esta forma no solo ahorrarás, sino que también establecerás una forma de trabajo más ordenada.
Para la optimización de recursos es fundamental restringir el número de impresiones por empleado. Es una de las cosas más complicadas, especialmente cuando la plantilla está acostumbrada a un uso ilimitado del equipo. No obstante, es necesario si quieres evitar el malgasto.
Existen varios métodos de restricción. El principal, es priorizar el envío digital de documentos siempre que sea posible, evitando así que se imprima innecesariamente. Otra opción, quizás algo más compleja, es establecer un máximo de páginas impresas a la semana o al mes.
La impresión a color es más cara que la impresión en blanco y negro por varias razones. Por un lado, la tinta y tóner son más costosos, pero además se trata de una impresión más lenta, lo que hace que requiera de más energía.
Es lógico pensar que muchos documentos no necesitan imprimirse a color, pero en ocasiones es necesario establecer límites al respecto. De lo contrario, y aunque no haya necesidad de utilizar el color, es posible que muchos empleados lo hagan por el simple hecho de tener esa opción.
Con estas medidas es posible aplicar una política de impresión que ayude a la optimización y el ahorro de recursos en tu empresa.
Si todas estas cuestiones te parecen demasiado complicadas para establecerlas en tu oficina, no desesperes. Muchos negocios externalizan el servicio de impresión, confiándolo a empresas especializadas que se encargan de proveer el equipo y de establecer ellos mismos la política de impresión.
Estas empresas, son generalmente de alquiler o renting de impresoras, y además de encargarse de la instalación y mantenimiento de los equipos, pueden diseñar y aplicar la política de impresión perfecta para tu oficina.
Para ello, por supuesto, deberán realizar un estudio previo de tus necesidades, presupuesto e historial de impresión. Una vez hecho esto, establecerán una serie de normas de uso de las impresoras que los empleados de la oficina tendrán que acatar. El objetivo de estas empresas no es otro que ahorrar costes a las empresas aplicando sus propias políticas de impresión.
La mayor ventaja para el empresario es la de no tener que ocuparse personalmente de realizar los estudios y cálculos necesarios para diseñar estas normas para los empleados.
En conclusión, si partimos del estudio de Kyocera que señala cómo se malgasta el 40% de papel de oficina, estaremos de acuerdo en que muchas empresas necesitan aplicar políticas de impresión para controlar sus gastos.
El exceso de uso de papel tiene un doble impacto, primero en el gasto de las propias empresas y después en el medioambiente, por lo que es necesario limitarlo. Teniendo esto en cuenta, está más que clara la necesidad de diseñar y aplicar una serie de normas en las oficinas respecto al uso de las impresoras.
Por tanto, una vez evaluadas las necesidades de cada negocio, hay una serie de reglas de oro que es conveniente aplicar, en cualquier caso: concienciar a los empleados sobre el uso de impresoras y papel; limitar las impresiones a color; evitar imprimir todo aquello que se pueda enviar en formato digital.
Con estas y otras normas relativas al horario de impresión, el uso de los equipos, etc., no nos cabe duda de que tu oficina será capaz de optimizar al máximo sus recursos.
No obstante, si aún tienes algunas dudas sobre cómo aplicar una política de impresión adecuada en tu negocio, nuestros expertos de Kyocera te atenderán personalmente y te ayudarán a conseguir tus objetivos.