Change language
Change country

Ventajas de gestionar tus documentos en línea

Trabajar en la nube permite ahorrar en infraestructuras y costos fijos relacionados.
Gestionar documentos en línea

La era digital ha cambiado la manera en que trabajamos. Ahora podemos hacerlo de forma semipresencial o completamente remota gracias a distintas herramientas, como los softwares de gestión documental, que permiten la administración de archivos, su almacenamiento y recuperación, entre otros beneficios. En este artículo te hablaremos sobre ellos.

La digitalización de documentos es uno de los pasos principales que debe realizar una empresa para ser parte de la transformación digital. Recordemos que uno de los componentes más importantes de tu negocio son los documentos, así que el cómo manejes la información de tu empresa afectará su rendimiento. Es necesario empezar a deshacerse de papeles y gestionar documentos delicados de forma segura, sin riesgos físicos. 

 

Beneficios de la administración de archivos en línea

Gestionar documentos en la nube presenta muchísimas ventajas, y aquí solo te mostramos algunas de las más importantes para tu día a día en el negocio.

 

1. Ahorro de espacio

La mayoría de las veces, cuando se manejan documentos en físico, asignamos un cuarto donde se archivan todos los papeles importantes de la empresa. Esta bodega debe estar climatizada para que el papel no se dañe; también es necesario mantenerla libre de suciedad, ya que la aglomeración de cajas puede desencadenar una plaga de insectos.

Sin duda, mantener documentos en físico pone en peligro la información de una empresa y ocupa espacio que podría ser aprovechado para otros fines. Por eso, si decides ingresar tus documentos en una base de datos en la nube, no solo proteges la información, también te ahorrarás espacio y dinero

 

2. Optimización del tiempo

¿Cuántas horas gastan tus colaboradores buscando un papel entre cientos de cajas o archiveros? Seguro muchas. Es un problema común perder tiempo por actividades administrativas que fácilmente pueden optimizarse, y gestionar documentos es una de ellas.

Una de las grandes ventajas de la administración documental en línea es la facilidad con la que se puede simplificar este proceso: una vez que tengas los documentos en la nube, encontrarlos solo implica escribir el nombre del archivo y darle click

Olvídate de invertir horas en ordenar papeles o contratar a una persona que solo se dedique a manejar esos documentos; cuando ya estén en línea, encontrar lo que buscabas solo será cuestión de segundos y pueden ser consultados desde cualquier ubicación. 

Los cambios serán parte del camino a seguir para tener equipos más digitales.

 

3. Ahorro de dinero

¿Te imaginas dejar de gastar en tantas impresiones y en muebles de almacenamiento? Cuando tus documentos se gestionan en línea, solo debes imprimir los que vayas a utilizar en físico, pero no será requisito para mantener ordenada tu información. 

Como consecuencia, no solo ahorrarás en tóner para impresoras, también se gastará menos papel. Además, ya no será necesario invertir en una sola persona para estar a cargo de los archivos o rentar un espacio extra, solo para almacenarlos.

Al digitalizar tus archivos, podrás eliminar un gasto de tu presupuesto mensual y destinarlo a otras soluciones mucho más rentables. Tampoco puedes olvidar que el tiempo es dinero y al reducir operaciones administrativas, también reduces gastos

 

4. Información más segura

A pesar de tener definidos los accesos de colaboradores a ciertas áreas de la oficina, el solo hecho de tener físicamente documentos con información delicada, pone en riesgo su seguridad. Por eso, la administración de archivos en línea también te ayuda a la protección de datos

Una vez que la información esté en un software de gestión documental en línea, tendrás el control de acceso a tus documentos, lo que te permite saber quién, cuándo y dónde ingresa a ellos; así como la capacidad de generar permisos de acceso

Esto significa ser más responsable con la información de tus clientes y asegurarles confidencialidad sin errores humanos. De igual forma, podrás respaldar toda la información, gracias a la recuperación de documentos.  

 

5. Empresa más tecnológica

Empezar a incorporar herramientas tecnológicas a tu empresa hará que tus colaboradores sean más eficientes. No solo se trata de modernizar los procesos de trabajo, sino también de optimizar el funcionamiento del negocio para lograr rentabilidad.

Los cambios que empieces a hacer a nivel tecnológico serán parte del camino que necesitas seguir para tener equipos más digitales y productivos. 

hands point

La evolución que va un paso más allá

Descarga el Whitepaper de la nueva serie Evolution, en este periodo de cambios, las herramientas fiables y flexibles resultarán esenciales para la prosperidad de los negocios.

Forma parte de la Evolución con Kyocera Evolution Series

Los nuevos equipos multifuncionales de la gama Kyocera Evolution Series combinan tecnología de punta con la experiencia de Kyocera en el sector para ofrecer soluciones eficaces y fiables que impulsen la productividad y aceleren la digitalización de tu empresa.

En la era digital, la forma de recopilar, usar, compartir y proteger los datos marcará la diferencia entre los buenos y los mejores. Kyocera Evolution Series incluye una interfaz de usuario a todo color intuitiva y fácil de usar, a la vez que ofrece un acceso fácil y sencillo a una amplia gama de funciones de gestión de documentos, incluidas aplicaciones HyPAS. 

 

Algunos de los beneficios de Kyocera Evolution Series:

  • Alto rendimiento.  Alta velocidad de impresión y de escaneo para la máxima eficiencia.
  • Durabilidad. Nuestros dispositivos han adquirido reconocimiento de todo el sector por su fiabilidad.
  • Capacidad de papel. Menos tiempo rellenando bandejas de papel supone más tiempo para un trabajo de calidad.
  • Calidad demostrada. La nueva tecnología de tóner ofrece una calidad y una estabilidad de imagen óptimas.
  • Reduce el uso de papel. Transforma digitalmente tu flujo de trabajo gracias a una mayor capacidad de alimentación y a una velocidad de escaneo de hasta 274 ipm.

¿Te gustaría recibir más información? Descarga nuestro whitepaper y descubre todas las ventajas que los dispositivos Kyocera Evolution Series pueden brindale a tu negocio.

Encuentra más ventajas de la nube

Entra en el Centro de Conocimiento para encontrar ideas y estrategias de valor de la mano de expertos, casos de éxito e ebooks.

Cookies y privacidad

Utilizamos cookies esenciales para que las interacciones con nuestro sitio web sean fáciles y efectivas, cookies estadísticas para entender mejor cómo se utiliza nuestra web y cookies publicitarias para adaptar la publicidad al usuario. Puede seleccionar sus preferencias de cookies utilizando el botón "Preferencias" que aparece a continuación, o seleccionar "Acepto" para continuar con todas las cookies.

Preferencias de Cookies

campo obligatorio

Utilizamos cookies para asegurarnos de que nuestro sitio web funciona correctamente u, ocasionalmente, para proporcionar un servicio a tu solicitud (como la gestión de tus preferencias de cookies). Estas cookies estarán siempre activas, a menos que configures tu navegador para bloquearlas. Si lo haces podrías provocar que algunas partes del sitio web no funcionen correctamente.

campo obligatorio

Estas cookies nos permiten medir y mejorar el rendimiento de nuestro sitio web.

campo obligatorio

Estas cookies sólo se instalan si das tu consentimiento. Utilizamos las cookies publicitarias para monitorizar cómo haces clic y visitas nuestros sitios web, para mostrarte contenido basado en tus intereses y publicidad personalizada. Actualmente no has aceptado estas cookies. Por favor, marca esta casilla si así lo deseas.